Poste ACS assistant administratif – assistante administrative temps partiel

Poste ACS assistant administratif – assistante administrative temps partiel

Type de contrat

CDI Temps partiel

Secteurs

Localisation Avenue de la Renaissance, Bruxelles, Belgique

Type de contrat CDI Temps partiel Secteurs ONG / Associations / Fondations Date limite de candidature 31 mars 2026 Localisation Avenue de la Renaissance, Bruxelles, Belgique Expérience Expérience souhaitée dans une fonction administrative, idéalement dans le secteur associatif Offre gérée par Equipes d'Entraide Saint-Vincent de Paul - AIC Belgique Profil - Formation secrétaire/agent administratif Fonctions Secrétaire - assistant administratif

Assurer le bon fonctionnement administratif et logistique de l’association, en apportant un soutien efficace à la Direction, au Conseil d’Administration et aux Equipes locales. L’assistante administrative veille à la gestion des communications, des dossiers, des finances courantes et au suivi des activités internes et externes.

Plus d’informations: tél: 02/ email:

• Assurer le suivi des mails et appels téléphoniques de l’association (accueil, messagerie, orientation des demandes).
• Répondre aux sollicitations des personnes en difficulté et les orienter vers les services ou interlocuteurs adéquats.
• Participer à la diffusion d’informations internes et externes (notes, correspondances, rapports, procès-verbaux, bulletins, etc.).
• Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs (rapports, procès-verbaux, bulletins d’information, convocations…).
• Classer et archiver les documents (procès-verbaux, lettres entrantes et sortantes, dossiers divers).
• Gérer le dossier « Membres » : suivi des adhésions, appels à cotisations et encodage des paiements.
• Organiser la réservation des locaux pour les réunions du Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale.
• Collecter les rapports des équipes en fin d’année pour l’élaboration du rapport d’activités annuel.

• Encoder les dons dans le logiciel Infodons
  , préparer les attestations fiscales et les appels de fonds.
• Suivre les factures et les introduire dans le logiciel Winbook
  , préparer les paiements à valider par le Conseil d’Administration.
• Participer au suivi budgétaire, effectuer des recherches bancaires et collaborer régulièrement avec la fiduciaire.
• Gérer les demandes de garanties locatives : collecte de documents, transmission au responsable, encodage des remboursements dans les tableaux Excel.
• Encoder les prestations du personnel et transmettre les informations au secrétariat social.
• Imprimer les documents de paie (fiches de paie, ONSS, précompte professionnel).

• Participer à la préparation logistique et administrative des évènements de l’association.
• Mettre à jour le site Internet et les supports de communication (bulletin, e-bulletin, etc.).
• Gérer les commandes et le stock des fournitures de bureau.

• Accompagner, à la demande d’un membre du CA, les visites auprès des équipes locales pour mettre à jour leurs activités et besoins.
• Assurer la transmission des informations entre les équipes, la direction et le CA.

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de gestion).
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Bonnes capacités de communication écrite et orale.
• Discrétion, sens du service et esprit d’équipe.

Type de contrat : temps partiel 7/10

• Diplôme de niveau secondaire supérieur ou supérieur en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
• Expérience souhaitée dans une fonction administrative, idéalement dans le secteur associatif.