Assistant polyvalent F​/H; Nouvelle fenêtre

Direction DIRECTION DE L ACHAT PUBLIC ET DES RESSOURCES

Type de contrat Titulaire ;
Contractuel

Poste à encadrement Non

L’assistant polyvalent est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente aux chefs de service en matière d’organisation professionnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que l’assistant de Direction.

Organiser la vie professionnelle des chefs de service et Responsables de pôle de la Direction

• Gérer l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
• Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l’activité du pôle)
• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus (ou relevés de décisions)
• Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs
• Constituer des dossiers en amont de réunions

Assurer l’accueil téléphonique et physique

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique

• Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas…) selon la charte du Département
• Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires
• Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise
• Organiser le classement et l’archivage (papier et numérique)

Suivre les projets et activités transversales de la Direction

• Effectuer la gestion de l’arrivée et du départ du courrier
• Suivre quotidiennement la boîte mail générique de la Direction
• Gérer les demandes diverses (besoins en fournitures administratives, renseignements…)
• Gérer les demandes de réservation de salles
• Assurer l’accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l’arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait …)
• Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction
• Mettre à jour les procédures des assistants
• Apporter un renfort ponctuel sur des tâches ou dossiers spécifiques des services métiers de la Direction, selon la charge de travail et les urgences.

• Maîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire)
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT,…)
• Maîtriser les techniques d’organisation et de gestion du temps
• Créer des outils de pilotage et de suivi de l’activité
• Anticiper les demandes
• Sens de l’organisation et capacité à gérer les urgences
• Dynamisme et prise d’initiative
• Curiosité intellectuelle
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Bon relationnel
• L’organisation de la collectivité
• Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
• Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
• Parapheur électronique iXbus

Niveau Bac à Bac +2

Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.