Gestionnaire du bureau des plannings et examens

Vos Missions En Quelques Mots

Missions du poste

1. Emploi du temps: réalisation des emplois du temps des enseignants et des étudiants pour l'ensemble de l'année sous contraintes calendaires. Gestion et optimisation du planning des salles et Amphis. Traitement des demandes quotidiennes: absences, programmation de rattrapages, galops d'essai, réservation de salles pour divers événements et communication de masse auprès des étudiants

2. Examens: planification des différentes sessions d'examens des étudiants de licence et master 1 de la faculté dont plus de 150 étudiants en situation de handicap.

3. Participation au suivi des heures réalisées par les enseignants avec saisies dans les logiciels adaptés (ADE et Captacursus)

Activités principales

- Accueillir et informer les enseignants, les personnels et les usagers (Accueil Téléphonique et présentiel)

- Organiser les sessions d'examens en fonction du calendrier de la faculté et mettre en œuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, mise en forme et impression des sujets)

- Élaborer les plannings étudiants (dont Erasmus) et enseignants, assurer leur diffusion

- Gérer les plannings et les agendas au quotidien

- Gérer le courrier, la messagerie

- Appliquer des procédures de gestion

- Gérer et mettre à jour les bases de données

- Transmettre la répartitions des enseignements aux différents services concernés en début de semestre

- Gérer quotidiennement les absences des enseignants et en informer les services scolarités, relations internationales et le bureau des personnels enseignants ainsi que les étudiants

- Assurer la continuité du service en assistant et /ou suppléant un collègue en cas d'absence.

Activités associées

- Gérer les aspects logistiques: réservations des locaux, du matériel

- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

- Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens

- Mettre à disposition du responsable de scolarité les informations relatives aux années d'étude

- Assurer la continuité du service en assistant et /ou suppléant le collègue en charge des plannings et des examens ou en charge des étudiants en situation handicap

Compétences requises

Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur

Techniques de gestion administrative

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Logiciels bureautique

Bonne connaissance de l'organisation des études et du fonctionnement de la Faculté

Techniques d'accueil téléphonique et physique

Savoir-faire opérationnels

Maîtrise de plusieurs applications informatiques:
Captacursus et ADE

Rechercher l'information, la vérifier et la classer

Savoir rendre compte

Alerter en cas de difficultés

Planifier son activité

Travailler en équipe

Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Rendre-compte à sa hiérarchie

Savoir-faire comportementaux

Savoir gérer les priorités, être organisé, rigoureux. Savoir anticiper et s'adaptater aux évolutions, aux changements, aux imprévus

Faire preuve de capacités d'écoute et de dialogue, savoir s'adapter à l'interlocuteur;
Etre capable de travailler dans des délais parfois contraints. Capacité d'écoute /Sens de la discrétion/ savoir rendre compte

Ponctualité, disponibilité, réactivité et sens du contact Sens relationnel / respect de la hiérarchie

Niveau 4 Baccalauréat