Responsable du pôle secrétariat général

Responsable De Pôle Secrétariat « Cabinet Du Maire / Instances »

Le responsable H/F du pôle secrétariat « Cabinet du Maire / Instances » assure l'encadrement et la coordination du service. Il est l'interface clé entre le Maire, le Directeur Général des Services et les élus. En binôme avec son assistante, il filtre et oriente les rendez-vous et demandes des administrés, partenaires et institutions. Il assure le suivi budgétaire du Cabinet et de la Vie Internationale, en préparant et en contrôlant les budgets.

Il gère le traitement des courriers entrants et sortants. Il coordonne les demandes particulières des usagers du service public, en veillant à leur suivi rigoureux, à la répartition des informations entre le Cabinet et les services, et à la qualité des réponses fournies. Il garantit la mise en œuvre des actions protocolaires, qu'il s'agisse des cérémonies officielles, des évènements commémoratifs, des jumelages ou des relations internationales avec tous les services impliqués.

Il transmet également les situations d'urgence à la Brigade d'Intervention et de Proximité. Il est suppléé dans ses fonctions par une assistante, qu'il supervise sur l'organisation du Conseil Municipal et des Commissions. Il travaille en transversalité avec la Police Municipale et les Elus. Excellentes qualités rédactionnelles et parfaite maîtrise de l'orthographe exigées.

Profil recherché

Compétences professionnelles requises:

- Connaissance approfondie des procédures administratives, institutionnelles et du fonctionnement du Conseil Municipal et de ses commissions,
- Maîtrise des protocoles officiels et des relations publiques
- Maitriser l'outil informatique et les logiciels métiers (ex : CIRIL, INCOVAR…)- Avoir le sens de l'organisation, de la rigueur et de la priorisation (situations d'urgence, de changements de dernière minute, ou des imprévus logistiques, gestion simultanée de plusieurs dossiers)- Mettre en œuvre une veille réglementaire Savoirs faire:

- Savoir analyser une situation, enregistrer, transmettre et rendre compte
- Force de proposition et d'anticipation, capacités à innover, esprit d'analyse et de synthèse
- Autonomie dans l'activité quotidienne et l'organisation du travail
- Capacité à animer une équipe en créant les conditions d'une bonne coopération
- Capacité à gérer les compétences des agents (détection de besoins en formation)- Capacité à fixer des objectifs individuels et collectifs aux agents
- Capacité à structurer l'activité de façon à répartir la charge de travail
- Capacité à superviser et contrôler l'exécution des tâches
- Capacité à gérer les conflits interpersonnels
- Capacité à accompagner le changement (savoir utiliser les techniques appropriées)- Capacité à communiquer : informer, écouter, argumenter.

Savoirs être:

- S'adapter et se positionner, travailler seul ou en équipe
- Adopter une posture professionnelle adaptée en cohérence avec les valeurs de la collectivité : bonne présentation, discrétion, courtoisie, loyauté- Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités
- Sens du service public et du secret professionnel, respect des délais et aptitude à travailler en transversalité

Informations complémentaires

Merci de transmettre CV et lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire 11 place du général de Gaulle à Marquette Lez Lille

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale :
Attaché, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Fondement juridique

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Statut du poste

Vacant à partir du 01/11/2026

Métier de référence

Responsable de coordination administrative