Secrétaire médical·e

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QUART DE TRAVAIL

Poste temporaire (3mois), temps partiel 6/15, de jour. Mobilisable du lundi au vendredi. Possibilité de prolongation.

DESCRIPTION GÉNÉRALEDU POSTE

Sous l’autorité de la secrétaire en chef et responsable des archives, le
· la secrétaire médical
· e est responsable de l’ensemble du processus du programme opératoire et du suivi des dossiers médicaux. Iel répond à diverses demandes de secrétariat. Le poste nécessite un haut niveau de confidentialité et une collaboration étroite avec le CMC, l’Asclépiade et les secrétaires des bureaux des chirurgiens
· nes.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE

Dossiers en préopératoire:

• Préparer le programme opératoire préliminaire pourl ’anesthésiologiste et le
  · la chef du bloc opératoire ainsi que son adjoint
  · e pour le lundi matin;
• Préparer un programme sans nom pour les différents départements ;
• Finaliser le programme opératoire officiel pour le mercredi en fin de journée et l’envoyer aux secrétaires des chirurgiens
  · nes;
• Procéder à l’entrée des coordonnées ainsi que certaines données du
  · de la patient
  · e (type de chirurgie, nombre de nuits, allergies, etc.) à partir de la requête opératoire reçue des bureaux des chirurgiens
  · nes. S’assurer d’avoir les noms des anesthésiologistes pour chaque salle ainsi que l’heure d’entrées des patients
  · es;
• Préparation de la liste des pathologies de la semaine suivante
• Compléter le tableau du programme opératoire virtuel pour les écrans aux bloc opératoire
• Distribuer le programme opératoire officiel (par impression et par courriel) le jeudi;
• Procéder à l’impression et à la vérification des dossiers patients
  · es avant leur arrivée;
• Procéder à l’impression des étiquettes (identification, labos et protocoles);
• Préparer les formulaires ainsi que les étiquettes pour envoyer en pathologie;
• Sortir et jumeler les dossiers antérieurs des patients
  · es déjà venus au CMC (non numérisés),faire le transfert dans le système d’archivage « Docushare/dossier préop » et l’indiquer au programme opératoire.
• Dans les cas d’ajout ou d’annulation de chirurgies, transmettre l’information aux personnes concernées. Dans le cas d’ajout, imprimer un dossier pour le
  · la patient
  · e ainsi que les étiquettes et le donner à l’UDS;
• Mettre une nouvelle version du programme opératoire sur le réseau si le changement est apporté après l’envoi officiel et remettre une copie aux personnes et services concernés
  · es;
• Effectuer le suivi auprès des secrétaires pour le programme opératoire de la semaine à venir;
• Effectuer le suivi auprès des secrétaires pour les laboratoires et autres documents pertinents au dossier patient
  · e;

Dossiers en post-opératoire:

• Vérification et traitement des changements du programme réel de tous les jours
• Vérifier chaque dossier et s’assurer qu’il n’y a pas de formulaires manquants, présentement faits dans la mise en place de la numérisation des dossiers;
• Faire le suivi de la pathologie envoyée (auprès de l’hôpital Fleury et du Sacré-Cœur ou secrétaires des chirurgiens
  · nes);
• Numériser et envoyer les rapports de pathologie aux secrétaires;
• Classer les dossiers après la fermeture complète de ceux-ci;
• Préparer le programme opératoire final Trans pour l’Asclépiade (suivis systématique)

Divers :

• Remettre, tous les mois, le registre de la liste des produits facturés aux chirurgiens
  · nes (soutien-gorge, gaine) à l’infirmier·ère adjoint
  · e de l’UDS;
• Répondre aux demandes de la comptabilité (information sur les patients
  · es, vérifications d’information, etc.) et extraction dans le logiciel CTRL;
• Faire les entrées de données (complications,antibiothérapie, cas d’urgence, etc.);
• Commander certains formulaires auprès du gouvernement :servic;
• Obtenir une lettre d’autorisation pour divulgation de renseignements personnels, ainsi que le paiement de frais d’administration auprès des demandeurs
  · ses pour dossiers patients
  · es (avocat
  · e, patient
  · e,compagnie d’assurance);
• Répondre aux demandes internes de consultation de dossier set s’assurer de maintenir à jour le registre de…