Adjoint-e de Direction

Location: Montreal

Partenaire Stratégique en Soutien Exécutif
Nous recherchons un(e) Adjoint(e) de Direction (Executive Assistant) proactif(ve) et hautement expérimenté(e) pour un rôle essentiel au sein d'une institution financière de premier plan. Ce poste clé requiert une grande autonomie et une capacité à naviguer dans un environnement dynamique et multiculturel. L'adjoint(e) de Direction agira comme un pont indispensable entre les hauts dirigeants (niveau C-level) et leurs équipes, contribuant directement à l'atteinte des objectifs stratégiques de l'entreprise.

Lieu :
Montréal, QC (Centre-Ville)
Statut :
Permanent, Temps Plein
Salaire : $75,000 à $85,000 / an, selon expérience

Si la description ci-dessus vous intéresse, postulez dès maintenant!

Avantages
Faire partie d'une entreprise stable et influente dans le secteur financier.
Travailler directement avec la haute direction et avoir un impact tangible.
Rémunération compétitive ($75,000 - $85,000) et programme d'avantages sociaux complet.

Responsabilités
Gestion de l'Agenda et Déplacements :
Maîtriser et maintenir des calendriers exécutifs complexes. Coordonner intégralement les voyages d'affaires nationaux et internationaux, incluant les réservations (vols, hôtels) et la soumission des notes de frais.
Support aux Réunions et Événements :
Organiser, planifier et orchestrer tous types de réunions et événements de haut niveau (incluant les réunions du conseil, les "Townhalls"), y compris la logistique, la coordination des salles et la préparation des matériaux (dossiers, repas).
Communication et Liaison :
Assurer la fluidité des communications entrantes et sortantes (Outlook et Teams). Agir comme ambassadeur(trice) professionnel(le) auprès des visiteurs et des parties prenantes externes.
Documents et Présentations :
Préparer, réviser et consolider des présentations exécutives (PowerPoint) et autres documents sensibles, en assurant une qualité et une précision irréprochables.
Projets et Administration de Bureau :
Assister les équipes dans le suivi des échéanciers et des livrables inter-sites. Maintenir la documentation administrative essentielle (organigrammes, listes de distribution, suivi des vacances, intégration des nouveaux employés).
Confidentialité et Intégrité : Gérer les informations délicates et les dossiers spéciaux avec une discrétion absolue et un professionnalisme constant.

Qualifications
Avez-vous tout ce qu’il faut pour ce poste d'adjoint-e de direction pour un de nos clients au centre-ville de Montréal?
Expérience Confirmée :
Un minimum de 5 années d'expérience pertinente dans un rôle d'adjoint-e de direction/ assistant-e de direction, idéalement auprès de cadres supérieurs.
Bilinguisme Essentiel :
Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour communiquer avec des groupes clients à travers le Canada.
Outils Technologiques :
Expertise solide de la Suite Microsoft Office (Outlook, Teams, PowerPoint, Word et Excel).
Proactivité Exceptionnelle :
Capacité à anticiper les besoins et à prendre des initiatives sans supervision constante.
Organisation Stratégique :
Solides compétences en gestion du temps, organisation et coordination de flux de travail.
Collaboration et Intégrité :
Joueur(se) d'équipe, avec une éthique de travail irréprochable et un sens aigu des affaires.

Atouts Supplémentaires :
Compréhension des cycles de rapports financiers ou des responsabilités liées au Secrétariat corporatif.
Expérience avec des plateformes de gestion de flux de travail comme Diligence ou Concur/Workday.

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle internationale. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exige de l'employé de:
-communiquer avec des clients/partenaires anglophones situés hors du Québec sur une…