Adjoint-e administrative- Immobilier commercial

Location: Montreal

Vous êtes une adjointe administrative organisée, proactive et passionnée par l'univers dynamique de l'immobilier commercial? Vous rêvez de rejoindre une équipe de pointe, reconnue pour son expertise et son succès?

Notre client, une des plus grandes firmes de courtage immobilier commercial à Montréal, est a la recherche d'adjointes administratives pour rejoindre son équipe! Ce n'est pas qu'un poste : c'est l'opportunité d'être au cœur des transactions marquantes, d'apporter un soutien essentiel aux courtiers et de jouer un rôle direct dans la croissance d'une firme hautement respectée.

Si vous excellez dans la gestion des priorités, avez une rigueur administrative impeccable et souhaitez évoluer dans un environnement stimulant et professionnel... Votre place est avec nous!

N'attendez plus pour transformer votre carrière. Postulez dès aujourd'hui!
Envoyez votre CV sans tarder a

Avantages
- Emploi permanent temps plein ( entre 37.5 et 40h/semaine)
- Magnifiques bureaux au centre-ville de Montréal
- 100 % en présentiel
- Assurance apres 3 mois ( maladie, dentaire, vie)
- Carte de transport remboursée a 50% après 3 mois
- Vacances: entre 2 et 3 semaines en fonction de l'expérience

Responsabilités

• Rédaction de contrats et des correspondances

• Préparer les présentations, rapports, ouvertures de dossiers.

• Mettre à jour le tableau de bord sur Excel

• Préparer les ébauches des inscriptions pour le service du marketing

• Coordonner les appels conférences quotidiens

• Compiler les renseignements pour les dossiers

• Effectuer des traductions simples

• Compléter les feuilles de transactions sur Excel

• Faire le suivi chronologique des dossiers et des échéanciers

• Assurer le processus de mise en marché des inscriptions sur divers sites internet

• Procéder aux commandes de matériels publicitaires et en assurer le suivi

• Assurer le suivi des processus des inscriptions et des transactions

• Effectuer les recherches nécessaires aux dossiers d’inscriptions des immeubles

• Gestion des comptes payables et recevables, assurer le suivi avec le comptable

• Confirmer les rendez-vous et autres événements sur demande

• Effectuer des tâches administratives générales, prises d’appels, classement, transmissions par télécopieur, reproduction de documents.

• Effectuer les entrées de données sur le logiciel de contacts et sur l’intranet et en gérer les rapports, synchroniser les données

• Travailler en collaboration et faire le suivi des dossiers auprès de la direction et des services administratifs de l’agence

Qualifications
- Expérience dans le domaine de l'immobilier ( commercial un atout)
- Capacité de travailler aussi bien en français qu'en anglais
- Avoir le sens de la planification du travail et de la gestion des dossiers, savoir gérer des attentes en établissant des priorités.
- Capacité de respecter des échéanciers serrés.
- Expérience pratique à titre d’adjointe administrative dans un environnement de travail au rythme rapide.
- Haut degré de conscience professionnelle et capacité de travailler de façon autonome.
- Bonne capacité de jugement et de discrétion, compétences en analyse et en résolution de problèmes.
- Fort souci de l’exactitude et du détail, aptitude à s’adapter aux changements, gestion de plusieurs tâches simultanées.
- Connaissance de la suite Office ( word- excel)- outlook- teams

Notre client exerce ses activités partout au Canada et à l'international, notamment aux États-Unis. Cette entreprise met tout en œuvre pour limiter le nombre de postes au Québec exigeant la connaissance d'une autre langue que le français et n'exige cette compétence que lorsque cela est absolument nécessaire et que ses employés bilingues actuels ne sont pas en mesure d'assumer ces fonctions.

Suite à une évaluation réalisée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige une maîtrise parfaite de l'anglais (à l'oral et à l'écrit). Plus précisément, le titulaire du poste devra :

- communiquer régulièrement avec des clients, partenaires et employés anglophones situés hors Québec
- travailler sur des projets, produits ou livrables destinés aux clients et devant être présentés en anglais

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