Adjointe exécutive, droit des affaires

Location: Montreal

Êtes-vous à la recherche d'un nouveau défi administratif? Êtes-vous intéressé par une carrière dans le secteur juridique? Avez-vous de l'expérience en tant qu'adjointe exécutive dans un cabinet d'avocats ?

Souhaitez-vous vous joindre à une organisation nationale qui favorise le développement personnel des individus et offre des perspectives de carrière stimulantes ?

Notre client, un important cabinet juridique national, cherche à embaucher une Adjointe exécutive, droit des affaires pour leur bureau situé au centre-ville de Montréal.

N'hésitez pas à postuler si vous pensez être la bonne personne pour le poste !

Avantages
- Salaire compétitif basé sur l'expérience
- 3 semaines de congés
- 6 jours de congés personnels + 2 jours supplémentaires (1 pour le bénévolat et 1 pour l'anniversaire)
- Assurance maladie complète dès le premier jour, payée par l'entreprise
- Modèle de travail : 4 jours au bureau et 1 jour à distance
- Forte implication dans la communauté et engagement en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion

Responsabilités
- Fournir un soutien administratif à un membre du conseil d'administration, à un membre de la haute direction ainsi qu'à deux ou trois associés, notamment en ce qui concerne le calendrier, les dossiers, les dates d'échéance et les activités liées aux clients
-Coordination des réunions internes et avec les clients, y compris la préparation de l'ordre du jour, la réservation des salles et l'organisation du service de restauration ou du soutien technique nécessaire
-Organisation des déplacements et des prestations annexes
-Aide à la gestion de tâches multiples et de délais concurrents
-Préparation, révision, mise en forme, impression, numérisation et révision de la correspondance, des mémos, des documents relatifs à des transactions importantes, des rapports, des formulaires, des étiquettes et autres documents imprimés à partir de dictées, de copies dactylographiées ou d'autres instructions
- Relire les documents et vérifier la mise en page, l'orthographe, la grammaire et la clarté
- Gérer les fichiers, y compris l'ouverture de nouveaux fichiers et la maintenance de fichiers volumineux et complexes
- Examiner et acheminer le courrier entrant ; préparer et traiter le courrier sortant ; et organiser des services de courrier spécialisé ou de messagerie
- Recevoir, traiter, filtrer et/ou diriger les appels entrants, répondre aux demandes de renseignements et aux demandes courantes des clients
- Travailler en collaboration avec les avocats et les assistants de facturation pour s'assurer que les factures sont examinées et traitées chaque mois, conformément aux délais fixés par le cabinet
- Surveiller de manière proactive les factures clients en souffrance et travailler avec les avocats et l'équipe de recouvrement pour assurer le suivi des retards de paiement
- Travailler avec le service financier pour coordonner l'ouverture de nouveaux dossiers clients et affaires, y compris la soumission de demandes de vérification des conflits d'intérêts
- Coordonner et organiser les réunions, conférences et événements sur site et à l'extérieur. Coordonner la logistique des conférences, réunions et petits événements internes et externes.
- Demander des rapports aux systèmes de gestion des relations clients et assurer le suivi des préférences des clients, des réunions et des notes de réunion
- Participer à des formations sur les nouveaux outils et partager les connaissances acquises

Qualifications
-Bilinguisme (français et anglais, oral et écrit)
-Diplôme d'adjointe juridique ou certificat collégial ou diplôme universitaire en administration des affaires ou équivalent
-Au moins 5 ans d'expérience à titre d'adjointe juridique ou d'adjointe, idéalement acquise dans un cabinet d'avocats
-Maîtrise intermédiaire à avancée de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et connaissance d'autres outils tels que HiQ, iManage, Salesforce
-Connaissance approfondie de la terminologie commerciale et juridique
-Grande attention aux détails et excellentes compétences en traitement de texte, orthographe, relecture et révision
-Esprit critique nécessaire pour planifier, organiser et résoudre les problèmes de manière…