Secrétaire exécutive

Les avantages de vous joindre à nous :

• Programme de rémunération compétitif

• Gamme complète d’avantages sociaux, incluant un régime de retraite à prestations déterminées

• Jusqu’à six semaines de vacances par année dès l'embauche

• Des journées de congé payées aux moments importants de votre vie

• Conciliation vie personnelle et professionnelle

• Horaire comprimé permettant une journée de congé aux deux semaines pour les postes syndiqués

• Possibilité de carrière et d’avancement

• Programme d’aide aux employés

• Accès à un stationnement

• Rabais d’entreprise avantageux (assurances, transports en commun, centre de conditionnement physique, etc.)

• Nombreuses initiatives écoresponsables

• Et plus encore !

Raison d’être

Le ou la titulaire du poste assiste et soutient le ou la Vice-Président(e) dans l’exécution de ses fonctions et l’organisation administrative et opérationnelle de la vice-présidence.

Il ou elle joue un rôle clé dans la participation de la planification des activités de sa Vice-Présidence et dans la gestion d’un grand nombre de détails administratifs qui exigent temps et attention en plus de contribuer au développement et à l’amélioration des procédures et/ou outils de nature administratifs ou opérationnels.

La personne exerce également un rôle de soutien relativement aux tâches de secrétariat en anticipant et en prévenant les besoins, les rappels d’échéanciers et autres.

Enfin, le ou la titulaire du poste collabore avec les autres membres de l’équipe de direction de sa Vice-Présidence et à ce titre, agit comme point de contact principal.

Principales responsabilités

• Gérer l’agenda du ou de la Vice-Président(e), notamment en coordonnant la logistique des déplacements, des réunions et des événements.

• Prendre connaissance des communications reçues via les différentes plateformes, les prioriser, assurer un suivi du traitement de ceux-ci lorsque requis et prendre des mesures, selon le cas.

• Faire la collecte de sujets et préparer les ordres du jour des réunions, réunir la documentation et faire les suivis.

• Assister aux réunions et différents comités, prendre les notes et assurer les suivis le cas échéant.

• Anticiper les besoins en termes de soutien administratif de la vice-présidence et développer des outils pour accroître l’efficacité.

• Apporter un soutien dans la coordination et la validation de certains dossiers soumis à l’attention du ou de la vice-président (e), en réalisant entre autres des analyses et des recherches en relation avec ces dossiers et en veillant au respect des échéances.

• Suggérer des améliorations afin d’optimiser les processus administratifs existants et les façons de faire au sein de la vice-présidence.

• Coordonner, produire, revoir et/ou finaliser des documents/présentations/rapports incluant la mise en page et les présentations graphiques au besoin.

• Apporter un soutien dans la recherche d’informations, les processus opérationnels et les systèmes d’information.

• Effectuer diverses tâches administratives, dont le suivi des allocations de dépenses, la gestion d’inventaire et de matériel, etc.

• Collaborer avec ses homologues des autres Vice-Présidences, afin de faire évoluer différents dossiers.

• Coordonner les activités nécessaires au suivi budgétaire de la vice-présidence et assurer les suivis auprès des membres de l’équipe.

• Participer à des projets spéciaux en assurant les suivis administratifs requis.

• Lorsque requis, coordonner l’organisation d’événements spéciaux et assurer le soutien logistique.

• Tenir à jour les archives de sa Vice-Présidence et procéder aux réponses des demandes de renseignements.

• Appuyer l’organisation dans toute autre tâche connexe relative à son expertise.

Exigences

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou en bureautique.

• Au moins huit (8) ans d’expérience pertinente.

• Expérience de travail avec la haute direction.

• Connaissance approfondie des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams) et d’Outlook.

• Excellente maîtrise de la langue française à l’orale et l’écrit.

• Connaissance du milieu juridique, un atout.

Aptitudes et habiletés

• Solides aptitudes en gestion du temps et des priorités avec des délais serrés.

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