Description
:Relevant de la Vice-présidente – Stratégie et innovation, vous aurez à l’assister, ainsi que son équipe, en assurant un soutien proactif dans l’exécution de travaux à caractère administratif, ainsi que le support de différentes tâches, dont la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes telles que la gestion de l’agenda, de l’organisation d’événements, la production de comptes de dépenses et divers documents.
Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes
Assurer l’organisation ainsi qu’un suivi rigoureux de l’agenda de la Vice-présidente. Tenir à jour l’agenda électronique, convocations de réunions statutaires et autres, supporter l’équipe de direction dans la planification et la coordination de rencontres tant à l’interne qu’à l’externe.
Planifier, organiser et prendre en charge la logistique des rencontres et rédiger les comptes rendus du comité de gestion de la vice-présidence.
Rédiger et corriger des lettres et des communications en français et effectuer l’assurance qualité, et la mise en forme de documents comme PowerPoint.
Planifier les voyages d’affaires et compléter les comptes de dépenses des employés de la Vice-présidence qui sont appelés à voyager pour le travail.
Participer au bon déroulement des demandes de projet d’aménagement : en faire la demande, assurer un suivi du matériel manquant tant pour le poste de travail que pour l’emplacement.
Voir à la gestion des absences et des vacances de la Vice-présidence (suivi des absences dans les systèmes de gestion de temps et mise à jour du calendrier de vacances).
Recueillir l’information de différents secteurs aux fins de production de rapports.
Réaliser différents travaux reliés aux activités du secteur.
Apporter un soutien ponctuel aux gestionnaires de la vice-présidence lorsque requis
Vos talents et qualifications :
Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat.
Minimum de 7 ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) de direction
Maîtrise avancée des outils de la suite MS Office (word, Powerpoint..)
Maîtrise avancée de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit et une connaissance fonctionnelle de l'anglais, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise
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