Agent; e de soutien administratif, classe principale

Position: Agent(e) de soutien administratif, classe principale
Location: Montreal

Description : NATURE DU TRAVAIL
Sous la responsabilité de la directrice adjointe aux services d’aide, la personne occupant cette classe d’emploi a pour rôle principal et habituel d’agir à titre de responsable de l’aide financière (prêts et bourses) au sein du bureau d’aide financière aux études du collège. Ses mandats consistent principalement à optimiser les processus administratifs afin d’assurer la continuité des opérations, à coordonner les différentes activités et services liés à l’aide financière aux études, ainsi qu’à offrir un soutien personnalisé à la communauté étudiante dans leurs démarches, au besoin.

Le maintien d’une connaissance à jour du régime, de même que la diffusion de l’information relative à l’aide financière aux études, fait également partie des tâches essentielles liées à cet emploi.

La personne peut également être mandatée pour assurer l’accueil des services aux étudiants, notamment les personnes étudiantes ayant des besoins psychosociaux ou vivant une situation de détresse ou de crise. Elle doit alors évaluer sommairement l’urgence des besoins et orienter les étudiants vers les services appropriés.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Coordonne les travaux administratifs spécialisés du service de l’aide financière ;

• Collabore à la préparation de l’échéancier des travaux réguliers, spéciaux et projetés et assure de faire respecter cet échéancier ;

• Assure un suivi, au besoin, avec les différentes personnes du personnel du bureau d’aide financière aux études (AFE) ;

• Coordonne les accès et la formation pour les nouvelles personnes impliquées dans le bureau d’aide financière aux études du collège ;

• Maintient une connaissance approfondie du régime d’aide financière gouvernemental, mais aussi des programmes locaux. Propose les modifications et les ajustements appropriés aux programmes locaux afin de répondre aux besoins des étudiants et d’assurer une saine gestion de ces programmes ;

• Assure la promotion du service d’aide financière et la diffusion de l’information générale grand public sur ce dernier. Effectue, lorsque pertinent, des rencontres de groupe pour donner de l’information sur le régime d’aide financière ;

• Procède à des entrevues individuelles afin de donner de l’information spécifique concernant le régime et les programmes locaux ;

• Prépare les demandes de révision de dossier et les acheminent à l’unité des droits et recours. De plus, elle participe à la préparation de dossier d’aide d’extrême nécessité et de demande de dérogation ;

• Collabore avec le service de soutien à la précarité étudiante (l’accueil psychosocial) au besoin ;

• Assure la confirmation des renseignements scolaires ;

• Agit à titre de répondant local auprès de la Direction générale de l’aide financière aux étudiants et participe aux réunions techniques et aux formations organisées par cette dernière ;

• Fournit à son supérieur immédiat les données statistiques nécessaires à la compilation des rapports ;

• S’assure de l’authenticité des documents pertinents à une demande d’aide financière ;

• Assurer, au besoin, l’accueil des services aux étudiants ;

• Accomplit, au besoin, toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir six années d’expérience pertinente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

• Sens du service à la clientèle ;

• Bonne capacité d’adaptation ;

• Aptitude pour l’accueil des personnes étudiantes en difficulté, en détresse ou en crise ;

• Autonomie et initiative;

• Aptitudes pour le travail en équipe ;

• Bonne connaissance du français écrit et parlé ;

• Connaissance suffisante des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat ;

• Connaissance des logiciels de la suite Office de Microsoft.

ATOUTS

• Connaissance des logiciels suivants : CLARA, OMNIVOX, MIA, ExtrAFE

• Connaître le régime gouvernemental de l’aide financière aux études et les programmes d’aide locaux.