Réceptionniste et Coordonnateur.trice de bureau – Receptionist and Office Coordinator Job Montréal area,Montreal Province de Québec

Location: Montreal

RÔLE

Relevant du ou de la Gestionnaire des installations, le ou la Réceptionniste et coordonnateur.trice de bureau est responsable de l’organisation, de la coordination et du bon fonctionnement des espaces pour nos employés, nos clients et les événements externes.

RESPONSABILITÉS

Assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes des services d’accueil et des espaces de travail, incluant la réception, le bistro/café et les espaces locatifs;

Accueillir et soutenir les employés, les clients et les visiteurs, gérer la couverture de la réception et traiter les livraisons et le courrier à partir du poste d’accueil;

Agir comme point de contact principal pour les demandes liées à l’utilisation des espaces, incluant les besoins événementiels, les configurations de salles et la coordination générale des espaces;

Gérer le calendrier du bureau et les réservations, incluant les salles de réunion, les bureaux et les espaces locatifs pour les employés, les clients et les sous-locataires;

Répondre aux demandes externes concernant nos espaces, préparer et envoyer des propositions, et assurer le suivi afin de confirmer les détails et les prochaines étapes;

Rédiger les ententes de location, coordonner la facturation et maintenir des dossiers précis liés aux réservations et à la location des espaces;

Confirmer les exigences et les échéanciers des événements avec les clients afin d’assurer une expérience fluide et un haut niveau de satisfaction;

Coordonner la logistique des événements avec les équipes internes (TI, entretien, bistro, opérations, etc.) afin de s’assurer que les espaces sont prêts et que les enjeux sont résolus rapidement;

Soutenir l’exécution des événements sur place, incluant la coordination de l’entretien des espaces pendant les événements et la résolution des problèmes imprévus;

Participer au montage et au démontage des espaces locatifs lorsque requis, en s’assurant que les espaces sont remis aux standards après utilisation;

Maintenir et organiser l’inventaire, commander les fournitures de bureau et les articles opérationnels, et effectuer les achats requis pour les événements;

Soutenir les initiatives de culture interne et aider le ou la responsable de la culture lors des événements internes, au besoin;

Aider les équipes dans les tâches opérationnelles quotidiennes et fournir un soutien administratif général, au besoin;

Effectuer des suivis et des évaluations post-événement avec les organisateurs afin de recueillir les commentaires et améliorer les exécutions futures.

REQUIS

Expérience en service à la clientèle, en planification d’événements, en hôtellerie ou dans tout autre domaine connexe;

Poste en présentiel : une présence au bureau est requise;

Autonomie, débrouillardise et efficacité sont essentielles pour ce poste, de même que la polyvalence, les habiletés interpersonnelles et le professionnalisme;

Ce poste requiert environ 20 % des heures en dehors des heures normales de bureau;

Maîtrise du français oral et écrit. Maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, pour travailler avec des clients et collègues nationaux et internationaux (50 % du temps), également requise.

WHO WE ARE

Sid Lee is a multidisciplinary creative collective striving to make a difference and celebrate culture with bold ideas. Its professionals work as one team from offices in Montreal, Toronto, New York, Paris, London, Los Angeles and Seattle. Their mission is to create what matters through brand building, brand expression and brand experience. Its creative community also includes Yard, Digital Kitchen, BIMM and Haigo.

Alongside progressive clients, Sid Lee draws on its rich collection of disciplines, from design to data and experiential communication and technology to advertising and architecture, empowering its clients to outperform their competitors, earn the trust of their customers and increase their influence on culture.

Sid Lee is a member of kyu, a collective of top-tier global creative companies established by Hakuhodo DY Holdings. Sid Lee also imagined C2 Montréal, one of the largest creative-business conferences in the world.

ROLE

Reporting to the Facilities Manager, the Receptionist and Office Coordinator will be…


Increase/decrease your Search Radius (miles)



Job Posting Language