Adjointe exécutive​/personnelle, juridique

Position: Adjointe exécutive / personnelle, juridique
Location: Montreal

Êtes-vous à la recherche d'un nouveau défi administratif? Êtes-vous intéressé par une carrière dans le secteur juridique? Avez-vous de l'expérience en tant qu'adjointe exécutive dans un cabinet d'avocats ?

Souhaitez-vous vous joindre à une organisation nationale qui favorise le développement personnel des individus et offre des perspectives de carrière stimulantes ?

Notre client, un important cabinet juridique national, cherche à embaucher une Adjointe exécutive / personnelle pour leur bureau situé au centre-ville de Montréal.

N'hésitez pas à postuler si vous pensez être la bonne personne pour le poste !

Avantages
- Salaire compétitif basé sur l'expérience
- 3 semaines de congés
- 6 jours de congés personnels + 2 jours supplémentaires (1 pour le bénévolat et 1 pour l'anniversaire)
- Assurance maladie complète dès le premier jour, payée par l'entreprise
- Modèle de travail : 4 jours au bureau et 1 jour à distance
- Forte implication dans la communauté et engagement en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion

Responsabilités
-Anticiper les besoins du partenaire afin d'optimiser efficacement son temps en gérant une liste de priorités, un calendrier et une charge de travail afin de garantir que les informations sont correctement préparées pour les réunions, y compris les briefings sur le calendrier quotidien/hebdomadaire et la création, la gestion et la coordination de la réception des documents et du matériel nécessaires avant les réunions.
-Mettre à jour les calendriers des partenaires assignés, y compris leurs réunions, leurs rendez-vous, leurs dates d'échéance et leurs activités liées aux clients.
-Coordonner la logistique des conférences internes et externes, des activités de développement commercial, des réunions et des événements.
-Réserver et coordonner les déplacements des associés et les arrangements connexes, y compris la préparation des itinéraires et des notes de frais, le rapprochement des relevés de carte de crédit et des reçus, selon les besoins.
-Mettre à jour régulièrement les noms et adresses des contacts dans la base de données des clients.
-Aider à répondre aux demandes personnelles fréquentes.
-Surveiller les e-mails et gérer la boîte de réception des associés, évaluer les priorités, recueillir les informations pertinentes, prendre les mesures appropriées et préparer les réponses.
-Recevoir, traiter, filtrer et/ou diriger les appels entrants selon les instructions des associés ; répondre aux demandes et requêtes courantes des clients ; et prendre les messages si nécessaire.
-Gérer et organiser des dossiers complexes
-Aider à la préparation et à la finalisation des saisies de temps si nécessaire sur une base quotidienne en vue du traitement par l'assistant de facturation.
-Coordonner avec l'équipe financière concernant les dossiers des clients
-Préparer, éditer, formater, imprimer, numériser et réviser la correspondance, les mémos, les documents relatifs aux transactions importantes, les rapports, les formulaires, les étiquettes et autres documents imprimés à partir de dictées, de copies dactylographiées ou d'autres instructions
-Coordonner et répartir les tâches à effectuer par divers groupes de ressources
-Relire les documents et vérifier que le formatage, l'orthographe, la grammaire et la clarté sont appropriés

Qualifications
-Bilinguisme (français et anglais, oral et écrit)
-Diplôme d'assistant juridique ou certificat universitaire en administration de bureau ou en technologies de l'information et de la communication, ou équivalent.
-Au moins 5 ans d'expérience à titre d'adjointe juridique ou d'adjointe, idéalement acquise dans un cabinet d'avocats. Une expérience d'au moins deux ans dans le domaine du litige est un atout.
-Orienté vers le service et autonome : fait preuve d'un engagement fort à fournir un travail de haute qualité avec efficacité et un minimum de supervision. Utilise efficacement les systèmes et les ressources de l'entreprise, délègue de manière appropriée (en coordination avec le centre de ressources, le service informatique, le service financier, les clients et les marchés, etc.
-Esprit proactif : anticipe les besoins et les priorités du partenaire assigné et prend…