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Qui sommes-nous?
Beauward Immobilier, un développeur et gestionnaire immobilier dans différentes régions du Québec depuis plus de 50 ans, est renommé pour son expertise et la qualité de ses services. Avec un vaste portefeuille immobilier diversifié, incluant des propriétés commerciales et des immeubles de bureaux sur mesure, Beauward Immobilier s'engage à fournir à sa clientèle des solutions adaptées à leurs besoins spécifiques.

En mettant l'accent sur des emplacements stratégiques et un service client de premier ordre, Beauward Immobilier vise à soutenir la réussite de ses locataires.

Profil du poste

Relevant du Vice-président Location, la Coordonnatrice à la location joue un rôle clé de soutien administratif et opérationnel auprès de l’équipe de location. Elle agit comme point de liaison entre les différents intervenants internes et externes et contribue activement à la fluidité des opérations de location.

Responsabilités principales

• Assurer la tenue à jour des bases de données et de la documentation de location (disponibilités, transactions, renouvellements, locations temporaires, pipeline, nouveaux projets);

• Effectuer la saisie de données, la mise à jour de tableaux de suivi et l’intégration des informations de location aux outils budgétaires;

• Assister à la préparation et à la mise en forme de documents de location (propositions, lettres d’intention, présentations, rapports);

• Gérer et filtrer les communications administratives du département (courriels, appels entrants);

• Coordonner le flux documentaire avec les équipes internes et externes (juridique, finance, comptabilité, construction);

• Planifier et organiser les réunions, visites de clients et suivis administratifs associés;

• Traiter les factures, bons de commande et autres documents financiers liés aux activités de location;

• Assurer le classement, l’archivage et le maintien rigoureux des dossiers de location;

• Assurer une expérience locataire fluide et professionnelle, notamment en interagissant occasionnellement avec les prospects, en répondant aux demandes liées à la location et en coordonnant les ajouts et locations temporaires (enseignes, affiches, occupations temporaires).

Aptitudes, connaissances, expérience et éducation

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, diplôme collégial en administration ou toute autre formation pertinente;
• Minimum de 3 à 5 années d’expérience dans un rôle administratif, dont une expérience significative en soutien à plusieurs gestionnaires;
• Expérience en immobilier commercial ou en location (un atout);
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Aisance avec les outils informatiques et les systèmes de gestion de données;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit; connaissance de l’anglais fonctionnelle à avancée;
• Bonnes habiletés en communication et en relations interpersonnelles.

Compétences essentielles

• Sens aigu de l’organisation et excellente gestion des priorités;
• Rigueur, minutie et souci du détail;
• Autonomie et capacité à travailler sous pression dans un environnement dynamique;
• Esprit d’équipe et approche collaborative;
• Discrétion, professionnalisme et sens de la confidentialité;
• Capacité à s’adapter et à gérer plusieurs dossiers simultanément.