Adjoint exécutif ou adjointe exécutive

Location: Montreal

Au CN, chaque jour apporte de nouveaux défis stimulants. Vous évoluerez dans un milieu intéressant où vous contribuerez au déroulement sécuritaire et efficace de nos activités et aiderez à maintenir l’économie sur la bonne voie. Nous offrons les programmes de formation rémunérés et les possibilités sur lesquelles reposent les carrières à long terme, et nous soulignons le travail acharné des employés qui s’efforcent de changer les choses.

Vous pourrez vous épanouir dans notre culture unifiée axée sur la sécurité, où nous travaillons ensemble comme UNE ÉQUIPE. Nous offrons des carrières valorisantes car notre travail fait une différence.
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Résumé des fonctions     L’adjoint exécutif ou l’adjointe exécutive coordonne les activités administratives générales, les rendez-vous et les réunions, ainsi que le processus d’intégration des nouveaux membres du personnel. Ses autres tâches comprennent la mise à jour des organigrammes, l’achat des fournitures de bureau, le maintien organisé de l’approvisionnement et l’administration de SharePoint. Cette personne soutient le vice-président (VP), contrôleur et trésorier ou la VP, contrôleuse et trésorière, le ou la VP Achats et approvisionnement, ainsi que leurs équipes respectives.

Cette personne coordonne les événements spéciaux comme les réunions générales et les séminaires de formation.
Principales responsabilités     Tâches d’adjoint exécutif ou d’adjointe exécutive     Administration du calendrier et des courriels

· Gérer les calendriers complexes et dynamiques des deux vice-présidents, notamment la planification des réunions, des rendez-vous, des déplacements et des engagements internes et externes

· Agir à titre de personne-ressource principale pour les intervenants internes et externes

· Tenir à jour le rapport du dénombre ment des membres du personnel

· Mener des recherches pour préparer et recueillir le matériel de briefing, l’ordre du jour et les dossiers de présentation pour toutes les réunions des cadres supérieurs
·        Établir l’ordre de priorité des demandes et les coordonner en fonction de leur urgence, de leur importance stratégique et de la disponibilité des ressources

· S’assurer que les réunions trimestrielles et mensuelles soient planifiées au moins un an à l’avance

· Organiser des réunions en prenant en charge l’intégralité de la logistique (salles, technologie, service de traiteur, documents)

· Développer et maintenir un système d’alerte pour les échéances à venir pour les demandes, les projets et les événements

· Préparer et traiter les comptes de frais conformément aux politiques de l’entreprise

· Maintenir un système de classement organisé pour les différents documents
Coordination du bureau     
· Préparer chaque trimestre les organigrammes et les analyses pour chaque fonction au sein des services

· Mettre à jour le contenu de plusieurs sites SharePoint, y compris modifier le texte, changer les personnes-ressources, ajouter des documents et modifier des liens

· Planifier et coordonner les séminaires de formation, les réunions générales, les événements des Fêtes et d’été pour les équipes

· Organiser les voyages d’affaires, y compris le transport, l’hébergement et les itinéraires

· Traiter les factures et s’assurer que les paiements sont effectués dans les délais

· Maintenir et mettre à jour les listes de distribution par courriel et celles des autorisations pour réserver une salle de conférence

· Mettre à jour et coordonner le plan d’affectation et les demandes de déplacement avec le coordonnateur ou la coordonnatrice Installations

· Gérer les fournitures de bureau, notamment les photocopieurs, le matériel informatique et la papeterie

· Réaliser les communications pour informer le personnel de sujets importants, comme des postes offerts ou des événements

· Rédiger, modifier, relire et mettre en forme les lettres, les présentations et les documents confidentiels

· Traduire les documents de l’anglais vers le français

· Favoriser une communication claire entre les services Finances, Trésorerie, Approvisionnement et d’autres fonctions de l’entreprise

· Assurer le soutien aux projets ponctuels
Conditions de travail     Ce poste prévoit des…