Adjoint - Adjointe à l'administration

Position: Adjoint - Adjointe à l'administration, 24h/semaine
Location: Montreal

Poste à temps partiel – 24 h/semaine
Présentiel à 100 % (aucun télétravail)
Remplacement de congé de maternité – durée minimale de 12 mois
Qui sommes-nous?
Totm exposition est une agence spécialisée en  design, construction et installation de kiosques d’exposition   sur des salons professionnels à l’international.
Créative, rigoureuse et orientée solutions, notre équipe accompagne ses clients à chaque étape de leur présence événementielle.
Dans le cadre d’un remplacement de congé de maternité (12 mois minimum), nous sommes à la recherche d’un
· e  Adjoint
· e à l’administration   organisé
· e, débrouillard
· e et à l’aise avec la gestion de plusieurs dossiers simultanément.
Pourquoi nous rejoindre?
Un environnement où les idées sont valorisées et où ton apport fait une réelle différence

Des valeurs écoresponsables fortes et une volonté de travailler avec rigueur et conscience

Une localisation stratégique : près du métro Montmorency et des autoroutes

Stationnement gratuit et allocation pour les déplacements professionnels

Une entreprise attentive à son équipe :
Événements corporatifs

Horaires flexibles

Bureaux agréables

Petit déjeuner d’équipe offert chaque mois

Des tâches variées et stimulantes, au sein d’une équipe qui valorise la collaboration et le développement professionnel

Ton rôle
Relevant de la direction, tu joueras un rôle clé dans le  bon fonctionnement administratif et logistique du bureau  , tout en offrant un soutien essentiel aux équipes administratives et de gestion de projets.
Gestion logistique du bureau
Accueillir les visiteurs et gérer le standard téléphonique

Gérer les achats et assurer le suivi avec les sous-traitants (ménage, manutention, informatique, etc.)

Coordonner les événements internes et soutenir leur organisation logistique

Support administratif
Assister le technicien comptable, notamment dans la vérification des factures et des bons de commande

Mettre à jour les politiques et processus internes

Soutenir la vice-présidence dans divers projets administratifs (subventions, formulaires, dossiers internes, etc.)

Support au département de gestion de projets
Gérer les commandes de matériaux nécessaires à la production

Développer et maintenir des relations efficaces avec les fournisseurs

Négocier certaines ententes fournisseurs, au besoin

Effectuer diverses vérifications afin d’assurer le bon déroulement des opérations

Le profil que nous recherchons
Diplôme d’études professionnelles (DEP) en administration ou équivalent, avec une expérience significative dans le domaine

Excellent sens de l’organisation et grande rigueur

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et autres outils connexes)

Excellentes capacités de rédaction en français et en anglais

Communication fluide et professionnelle, tant à l’écrit qu’à l’oral

Forte autonomie et capacité à gérer efficacement les priorités et les échéanciers

Des atouts qui joueraient en ta faveur
Expérience en gestion des ressources humaines et/ou en gestion de projets

Expérience en événementiel B2B

Connaissances ou expérience en logistique, transport ou douanes

Tu veux faire partie de l’aventure?
Fais-nous parvenir ta candidature et viens nous démontrer ton talent.