Adjoint; E Juridique en Droit des affaires

L’adjoint(e) juridique est responsable du soutien administratif et documentaire aux donneurs d’ouvrage.

• Soutien des avocats et des clients
• Préparer la correspondance destinée aux clients conformément aux exigences établies par l’avocat(e) concerné(e) ou le groupe de pratique, selon les besoins.
• Sous la supervision d’un professionnel du droit, préparer les premières ébauches de documents d’utilisation courante, en se fondant sur les précédents, les révisions, les comparaisons, le suivi des modifications et les informations des bases de données.
• Mettre à jour les noms et coordonnées des personnes-ressources dans Interaction et dans toute autre base de données sur les clients.
• Coordonner les réunions avec les clients, réserver des salles de conférence et prendre les dispositions nécessaires pour le service de traiteur ou l’équipement audiovisuel.
• Mettre à jour les calendriers des avocats en y indiquant les réunions, les rendez-vous, les dates d’échéance et les activités relatives aux clients (c.
  
  -à-d. établir et mettre à jour un système de rappels pour s’assurer que les avocats communiquent régulièrement avec les clients).
• Traiter et examiner toutes les communications reçues par courrier, courriel et télécopieur, et organiser les services spécialisés de courrier, de livraison et de messagerie, au besoin.
• Recevoir, traiter, filtrer et (ou) diriger les appels entrants selon les directives des avocats; répondre aux demandes de renseignements et aux demandes courantes des clients; prendre les messages au besoin.
• Répondre rapidement aux demandes et travailler en collaboration avec d’autres services et membres du cabinet.
• Fournir un soutien complémentaire lorsque les autres assistants juridiques sont absents, ont besoin d’assistance et (ou) gèrent des échéances multiples ou serrées.
• Coordonner les activités avec les autres services et le personnel, au besoin (p. ex., gestion des installations, marketing, etc.).
• Assurer la liaison et travailler en étroite collaboration avec les spécialistes des documents juridiques et les adjoints de soutien, le cas échéant, pour veiller à l’exécution des tâches en temps opportun.
• Participer aux initiatives et aux projets attribués.
• Agir à titre de personne-ressource pour toutes les questions relatives à:
• la coordination des préparatifs de voyage, la préparation des itinéraires et les comptes de frais;
• les demandes de renouvellement auprès du Barreau du Québec et le suivi des crédits de formation professionnelle continue (FPC).

• Collaborer avec les avocats pour veiller à la facturation des heures de travail dans les délais prescrits et faire les suivis requis.
• Faire le suivi et l’analyse des travaux en cours pour veiller à la facturation en temps opportun.
• Préparer des demandes de chèques pour le paiement de factures de tiers et des frais de dépôt.

• Préparer les lettres-mandats et collaborer avec l’équipe de gestion des conflits et des dossiers pour coordonner l’ouverture et la création de nouveaux dossiers, la recherche de conflits et les demandes de vérification.
• Tenir à jour et organiser les dossiers pour veiller à ce que les avocats y aient accès facilement; classer et numériser toute la correspondance et les documents électroniques dans le système de gestion des documents du cabinet. Travailler avec les adjoints de soutien, au besoin, pour le classement et l’archivage des dossiers des clients conformément aux lignes directrices du cabinet.

• Diplôme d’assistant(e) juridique ou d’études postsecondaires en administration de bureau (obligatoire).
• Quatre ans d’expérience pertinente, de préférence au sein d’un cabinet de services juridiques professionnels.
• Connaissance approfondie de la terminologie, des documents et des procédures du droit des affaires.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office.
• Attitude axée sur le service à la clientèle et capacité de gérer les besoins de plusieurs clients en même temps.
• Bon entregent et excellentes aptitudes pour la communication (verbale et écrite) en français et en anglais.
• Soin exceptionnel apporté aux détails; efficacité et grand sens de…