Secrétaire sénior

Relevant de la Directrice principale, le
· la titulaire assure la coordination des activités administratives liées au service. Il
· elle assure l’exécution de travaux de nature administrative et le soutien aux gestionnaires relevant de sa direction.

Ses principales responsabilités sont :

• Assurer la coordination et le suivi des activités administratives liées à la direction telles que la préparation et l'envoi de correspondances, rapports, présentations, comptes de dépenses, etc.;
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers et autres documents du service;
• Cumuler, vérifier, corriger au besoin et transmettre toutes les données pour la préparation des différents rapports de gestion;
• Organiser matériellement les réunions, faire les réservations de salles, convoquer les participant
  · es et préparer les dossiers nécessaires;
• Assister aux réunions et différents comités, prendre les notes des rencontres et transcrire les comptes rendus pour approbation puis en faire la distribution;
• Tenir à jour l’agenda de la directrice et des autres gestionnaires du service, si requis;
• Procéder à l’inventaire des fournitures de bureau pour l’ensemble du service et, à ce titre préparer les réquisitions appropriées et recevoir le matériel commandé;
• Gérer la petite caisse;
• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer ou prendre les messages et les transmettre, au besoin;
• Recevoir et expédier le courrier interne et externe du service.
• Organiser les déplacements des gestionnaires du service, lorsque requis;
• Effectuer le suivi de la facturation (codification, tableau de bord, réception des chèques, photocopies, classement, etc.);
• Gérer la logistique nécessaire aux employé.es de la direction (mobilier, informatique, téléphonie, etc.);
• Agir à titre de personne contact pour les dossiers en relation avec la direction des ressources humaines;
• Participer à la formation d'un
  · e employé
  · e ayant à exécuter des responsabilités décrites ci-haut;
• Exécuter toute autre tâche de même nature ou d'ordre général reliée à l'emploi ou nécessitée par sa fonction.

• Détenir un diplôme d’études en secrétariat, bureautique ou toute autre formation et/ou expérience équivalente.
• Posséder quatre (4) années d'expérience pertinente reliée au contenu des responsabilités.
• Connaître les logiciels Word, Excel, PowerPoint sous l’environnement Windows ainsi que Visio.
• Maîtriser le français parlé et écrit, et avoir une connaissance fonctionnelle orale et écrite de l’anglais; L’employé
  · e aura à communiquer au besoin avec nos partenaires anglophones;
• Posséder un sens de l’organisation, de l’initiative et de l’autonomie.
• Posséder d’excellentes aptitudes à communiquer tout en faisant preuve de discrétion.

• Participe à des projets qui ont de l’impact et relève des défis qui te permettront de te dépasser;
• Développe ton plein potentiel et imagine tout ce que tu peux devenir au sein de la famille Québecor par le biais de nos diverses opportunités de carrière ;
• Saisis l’occasion de collaborer au succès d’une entreprise qui partage tes valeurs en soutenant entre autres près de 400 organismes ! LI-NA1

Consulte notre rapport d'activité pour avoir un aperçu des projets auxquels tu pourrais contribuer !

Nous valorisons ton unicité !

Nous nous engageons à créer et à maintenir un milieu de travail accessible, équitable et inclusif afin de représenter la diversité au sein de la collectivité dans laquelle l’entreprise évolue. Nous nous assurons d’offrir un environnement de travail où chaque personne est valorisée et respectée pour ce qu’elle est lui permettant ainsi d’atteindre son plein potentiel. Nous avons hâte de découvrir toutes les facettes qui font de toi une personne unique !

Nous avons à cœur d’offrir des mesures d’accessibilité aux personnes qui en feront la demande. Si tu as besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus, n’hésite pas à nous en faire part lors de tes premiers échanges avec nous.