Adjoint; e exécutif; ve), Services aux propriétaires d'aéronefs et gestion de projets

Description Relevant au vice-président des opérations, l'adjoint(e) exécutif(ve), Services aux propriétaires d'aéronefs et gestion de projets, joue un rôle transversal de coordination, de suivi et de soutien administratif pour les propriétaires d'aéronefs et les équipes internes. Votre rôle

• Gérer et assurer le suivi des communications avec les propriétaires d'aéronefs concernant les questions relatives à leur aéronef.
• Coordonner les suivis liés à la maintenance planifiée et non planifiée, aux inspections, aux travaux de maintenance et aux événements techniques nécessitant une communication avec les propriétaires.
• Coordonner, au besoin, la planification d'un aéronef de remplacement lorsqu'un aéronef devient indisponible.
• Participer au suivi des nouveaux contrats de gestion, des renouvellements de contrats et des demandes spéciales des propriétaires d'aéronefs.
• Soutenir les suivis administratifs liés aux contrats de programmes moteurs, aux fournisseurs et aux dossiers contractuels.
• Surveiller la documentation de renouvellement des assurances en coordination avec les parties prenantes responsables.
• Aider aux suivis administratifs liés au recrutement, à l'affectation ou à la transition des pilotes affectés à un propriétaire ou à un aéronef spécifique.
• Clarifier les situations de facturation particulières lorsque des circonstances opérationnelles doivent être expliquées au client ou à l'équipe Finance.
• Maintenir une communication professionnelle, claire et cohérente avec les clients, les propriétaires d'aéronefs et les parties prenantes internes.

• Démontrer la capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique où les priorités changent rapidement.
• Collaborer étroitement avec la haute direction et adopter une approche axée sur le travail d'équipe.
• Coordonner et surveiller les projets internes impliquant plusieurs départements.
• Assurer la visibilité interfonctionnelle de l'avancement des projets et initiatives assignés.
• Effectuer les suivis nécessaires auprès des équipes concernées pour garantir le respect des échéances.
• Mettre à jour et maintenir les logiciels et outils de gestion de projet utilisés par l'organisation.
• Participer au suivi des ventes, acquisitions, importations et projets de transition d'aéronefs (activités de courtage).
• Préparer des rapports d'avancement, des listes d'actions et des synthèses de suivi des décisions pour les projets en cours.
• Identifier les obstacles, les retards ou les problèmes nécessitant l'attention du vice-président des opérations.
• Contribuer à l'amélioration continue du suivi des projets, de la gestion documentaire et des processus de coordination.

• Travailler en étroite collaboration avec le vice-président des opérations pour soutenir diverses activités administratives et les suivis.
• Préparer, rédiger et tenir à jour les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et d'autres réunions assignées.
• Aider à la gestion du calendrier, aux rappels d'échéances et à la préparation des réunions.
• Préparer les documents de suivi, rapports, synthèses, feuilles de calcul et communications internes selon les besoins.
• Maintenir un système de classement organisé pour les documents liés aux clients, projets, contrats et aéronefs.
• Soutenir la préparation des communications destinées aux clients, propriétaires d'aéronefs, fournisseurs et équipes internes.
• Effectuer toutes autres tâches connexes associées au soutien du vice-président des opérations et à la satisfaction des besoins opérationnels de l'organisation.

• Expérience pertinente dans un rôle administratif, de coordination, de service à la clientèle ou de gestion de projet.
• Une expérience dans l'aviation, la gestion d'aéronefs ou le service d'une clientèle haut de gamme est considérée comme un atout majeur.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.
• Solide maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Connaissance de Microsoft Teams, SharePoint, Planner ou d'autres outils de suivi de projet et de collaboration.
• La connaissance de FOS, Corridor, CAMP ou d'autres logiciels d'exploitation et de…