Adjoint.e Exécutif.ve au Chef de la Direction Marketing

Location: Montreal

Vous êtes un
· e professionnel
· le de l'administration passionné
· e par l'univers du marketing ? Nous recrutons actuellement un-e adjoint
· e exécutif
· ve au chef de la direction marketing.

Ce rôle est une opportunité exceptionnelle de rejoindre une organisation financiere axée sur la mission, les résultats et la diversité. En tant qu'adjoint
· e exécutif
· ve, vous serez le pilier central du bureau du chef de la direction marketing, naviguant dans un environnement stimulant où l'agilité et le jugement sont essentiels.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe de direction pour assurer une coordination fluide des activités marketing stratégiques.

Si ce role vous correspond, n'hésitez pas à présenter votre candidature!

Avantages
- Salaire compétitif

- Rôle permanent a temps plein 35h/semaine au centre-ville de Montréal

- Avantages sociaux flexibles et compétitifs, incluant un régime d’épargne du personnel où l'employeur te verse une contrepartie de tes cotisations volontaires, un régime de pension à prestations déterminées, un compte de dépenses mieux-être et soins de santé de 750 $, pour n’en nommer que quelques-uns

- En complément de vacances payées chaque année, cinq journées personnelles, des journées de maladie au besoin, et les bureaux sont fermés du 25 décembre au 1er janvier

- Un modèle de travail hybride (3-4 jours au bureau maximum)

Responsabilités

• Apporter un soutien administratif au directeur marketing (CMO) et à ses équipes, notamment pour les tâches suivantes :

o gestion de plusieurs agendas,

o accompagnement de l’intégration des nouveaux collaborateurs,

o soumission des demandes relatives aux droits d’accès et aux services informatiques,

o gestion des fournitures, des déplacements et du courrier.

• Organiser des réunions et événements d’équipe complexes (par exemple : plusieurs parties prenantes, différents fuseaux horaires, intervenants externes, entretiens d’embauche, etc.).

• Préparer les ordres du jour des réunions et assurer le suivi des actions découlant des réunions de la direction marketing, de la direction financière et de toute autre réunion de direction pertinente.

• Anticiper les besoins du directeur marketing en préparant des notes de synthèse, en assurant un suivi proactif des dossiers prioritaires et en gérant les informations entrantes avec discernement.

• Garantir un suivi rigoureux du traitement des factures et de la gestion des notes de frais.

• Gérer efficacement les priorités concurrentes, traiter les dossiers et les demandes rapidement et proactivement, et en assurer le suivi jusqu’à leur aboutissement, souvent dans des délais serrés.

• Assurer la liaison entre l’équipe et les services internes afin de faciliter une communication fluide.
• Développer et entretenir des relations avec les partenaires externes afin d'assurer la coordination de l'information et de soutenir divers projets.

• Gérer diverses informations confidentielles, telles que des rapports, des documents et de la correspondance.

• Accomplir toute autre tâche liée à la nature du poste.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales en administration des affaires ou dans un domaine connexe

• Minimum de 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif à la direction

• Expérience dans le secteur des services financiers

• Solides compétences en gestion et coordination de projets, notamment la capacité d'organiser le travail et de gérer plusieurs priorités

• Excellentes aptitudes relationnelles, avec la capacité d'établir des relations avec les intervenants internes et externes

• Sens aigu du détail et capacité à travailler sous pression

• Capacité démontrée à s'épanouir dans un environnement de direction dynamique

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite dans les deux langues officielles (français et anglais)

• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

• Aisance avec les nouvelles technologies et les outils d'IA comme Copilot

Notre client exerce ses activités au Canada. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire…