Préposé(e) à la réception

HORAIRE :

• Lundi à vendredi
• De 8h30 à 16h30

FONCTION :

Responsable de recevoir et d’acheminer les appels téléphoniques, d'accueillir les résidants et les visiteurs et de fournir des renseignements généraux, selon les informations à sa disposition, afin de répondre aux besoins des interlocuteurs.

DESCRIPTION DES TÂCHES :

• Reçoit et achemine, en se servant des réseaux téléphoniques, les appels courants provenant de l'interne et de l'externe afin d'assurer la communication demandée.
• Enregistre les messages, les achemine ou rejoint, selon les instructions, les personnes demandées afin d'assurer la communication ou de remettre les messages; avise les personnes concernées lors d'absence du personnel et des résidants.
• Obtient plus d'informations, lors d'appels ambigus, en questionnant l'interlocuteur afin de le référer à la bonne personne ou au bon service ou bien de fournir les bons renseignements.
• Informe, selon des directives précises et après consultation d’annuaires ou de listes, les interlocuteurs, du numéro de téléphone, de télécopieur ou de téléphone cellulaire à composer afin que ceux-ci puissent entrer en communication avec la personne intéressée.
• Tient à jour, selon les informations, les divers annuaires téléphoniques informatisés ou imprimés afin de fournir les bons numéros.
• Accueille les personnes qui se présentent dans les bureaux, selon leur besoin, et les dirige vers les personnes ou les services appropriés.
• Remplit les formulaires et les documents appropriés, rédige la correspondance et les rapports requis selon les informations afin d'assurer les suivis nécessaires.
• Reçoit le courrier, en effectue la distribution et traite le courrier à envoyer à l’externe.
• Effectue, au besoin, toutes ou en partie les tâches ressortissant à toute autre catégorie d’emplois égale ou inférieure.