Analyste - Contrôle de la documentation

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La personne retenue pour le poste d’analyste - Contrôle de la documentation doit aider les responsables et rédacteurs de documents à respecter les normes et processus du système de gestion des documents et des dossiers de l’entreprise. Au moyen d’audits et d’examens périodiques des pratiques de gestion des documents, la personne retenue veille à la conformité à la réglementation et aux directives stratégiques de Transports Canada et aux normes IOSA pour la gestion des documents.

Elle surveille et suit les mises à jour des documents de source interne, dont ceux des fabricants d’équipement d’origine, de Transports Canada et de l’IATA, entre autres (au besoin), ainsi que les progrès de la révision des documents internes pour s’assurer que tous les documents contrôlés sont mis à jour et classés dans les délais prescrits.

Le poste peut-être basé à Montréal, Toronto ou Vancouver.

• Maintenir à jour ses connaissances quant aux normes et exigences applicables de l’industrie (IOSA, Règlement de l’aviation canadien) relatives à la gestion de documents et de dossiers.
• Élaborer et tenir à jour, au nom de l’Exploitation, un système de saisie et de suivi des révisions des documents et des publications externes applicables aux publications de l’Exploitation d’Air Canada; suivre la progression de leur intégration.
• Élaborer et tenir à jour, au nom de l’Exploitation, un système de saisie et de suivi des révisions des documents et des publications internes touchant les publications de l’Exploitation d’Air Canada; suivre la progression de l’harmonisation et de leur intégration. Vérifier que les responsables de documents touchés sont informés des changements en attente.
• Préparer des rapports trimestriels à l’intention du gestionnaire des opérations sur l’état des révisions documentaires, les progrès réalisés par rapport aux délais établis ainsi que les mesures connexes liées à l’adoption et à la conformité aux meilleures pratiques de gestion documentaire.
• En soutien direct au chef de service – Processus et Contrôle de la documentation, travailler avec les responsables de documents à la mise en œuvre et à la tenue à jour de normes de gestion des documents pour les Opérations aériennes et d’autres directions liées à la clientèle de l’Exploitation.
• Veiller à une utilisation optimale du système de gestion des documents de l’entreprise en ce qui a trait aux processus et aux mécanismes de contrôle de l’harmonisation du contenu entre les documents. Travailler directement avec les responsables de documents et les chefs de la Documentation de l’Exploitation pour cerner des solutions potentielles aux problèmes observés.
• Saisir et signaler au chef de service – Processus et Contrôle de la documentation les ajouts détectés ou les changements aux exigences du système de gestions des documents de l’entreprise, selon la rétroaction des responsables de documents ou les meilleures pratiques en matière de gestion des documents.
• Agir à titre de remplaçant principal pour le chef de service – Processus et Contrôle de la documentation pour la transformation de tous les manuels non XML en manuels XML dans le système de gestion des documents.
• Cerner et soumettre à un échelon supérieur les possibilités d’amélioration de l’expérience des utilisateurs finaux pour tous les documents du service Gestion et contrôle de la documentation.
• Surveiller les normes et les meilleures pratiques de l’industrie en ce qui a trait à la gestion et au contrôle de la documentation et recommander les améliorations pour assurer des processus optimaux.
• Créer et tenir à jour les meilleures pratiques en matière de gestion et de contrôle de la documentation afin de soutenir des processus uniformes, efficaces et conformes au sein de l’Exploitation.
• Élaborer et offrir de la formation, des directives et du soutien aux responsables de documents et aux spécialistes en la matière sur les…