Officier administratif

Location: Montreal

Vous cherchez une opportunité unique où votre sens de la diplomatie et vos rigoureuses compétences administratives feront une réelle différence à l'échelle internationale?

Ce poste stimulant vous offre l'occasion idéale de jouer un rôle clé dans la gestion quotidienne d'une représentation diplomatique prestigieuse.

En tant qu'agent administratif principal, vous coordonnerez les opérations du bureau, gérerez la comptabilité ainsi que l'approvisionnement, tout en offrant un soutien logistique de haut niveau pour les déplacements officiels, les réceptions et les visites de dignitaires.

Pour vous épanouir dans ce rôle stratégique basé au centre-ville de Montréal, vous devez détenir un diplôme universitaire et cumuler au moins cinq ans d'expérience pertinente en administration au sein d'une organisation internationale, gouvernementale ou d'une grande entreprise.
Un bilinguisme parfait en français et en anglais (à l'oral comme à l'écrit) est essentiel pour mener à bien vos tâches de rédaction, de traduction et de liaison diplomatique.

Prêt à propulser votre carrière administrative vers de nouveaux sommets au cœur de la diplomatie internationale? N'attendez plus pour faire valoir votre expertise : transmettez-nous votre candidature dès aujourd'hui et venez relever ce défi d'exception!

Avantages
- Poste à temps plein (40 h/semaine)
- Superbes bureaux au centre-ville de Montréal
- Collaboration avec des équipes internationales du monde entier
- Salaire compétitif

Responsabilités

Assiste à la gestion du bureau de la Mission de Singapour, en atteignant des résultats tels que :
Agir en tant que point de contact pour la Mission de Singapour et faciliter/contribuer à une liaison efficace entre la Mission de Singapour, les membres des délégations nationales auprès des organisations internationales et le siège à Singapour.

Filtrer et/ou répondre aux demandes de renseignements, écrites et verbales, internes et externes, adressées au représentant de Singapour et à la Mission de Singapour, et les réorienter le cas échéant.

Préparer/rédiger la correspondance à la signature du représentant de Singapour.

Rassembler la documentation et le matériel de référence requis pour chaque session du Conseil et de ses comités permanents, afin de permettre au représentant de Singapour de contribuer de manière significative au Conseil et aux réunions connexes.

Développer et maintenir des bases de données électroniques de documentation de référence et de correspondance.

Compiler et préparer les procédures opérationnelles, les directives/procédures administratives écrites, les normes de correspondance, les modèles et les modalités de travail propres à la Mission de Singapour.

Assurer ou coordonner les services d'interprétation/traduction anglais/français pour la Mission de Singapour ainsi que pour le siège à Singapour.

Gérer le calendrier des rendez-vous et des réunions de la Mission de Singapour, ainsi que l'utilisation des salles de réunion de la Mission.

Coordonner et/ou adjoindre un soutien aux arrangements administratifs et logistiques pour les événements de la Mission de Singapour (ex. : réunions et réceptions) à l'intérieur comme à l'extérieur des locaux de la Mission, y compris l'établissement des listes d'invités pour les réceptions, l'envoi des invitations, la liaison avec les traiteurs, les lieux d'accueil et autres fournisseurs, l'organisation de rendez-vous avec les homologues, le service de rafraîchissements pour les invités et le suivi des fournitures et équipements requis pour s'assurer qu'ils sont disponibles et en bon état de fonctionnement.

Coordonne les approvisionnements pour le bureau de la Mission de Singapour, en atteignant des résultats tels que :
Évaluer les besoins, effectuer des recherches, analyser et approvisionner les fournitures et équipements de bureau, y compris les contrats d'entretien et d'assurance, conformément aux procédures financières définies.

S'assurer que les locaux du bureau de la Mission sont correctement entretenus et offrent un environnement propice au travail de la Mission, notamment en supervisant les prestataires de services (ex. : nettoyage, entretien, réparations, etc.).

En consultation avec le…