Coordonnateur administratif principal

Sommaire Du Poste

Sous la direction du supérieur immédiat, organiser, distribuer et vérifier le travail d’autres employés et participer à leur formation. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes informatisés.

• Superviser les activités quotidiennes de l’unité ou du département. Fixer lespriorités et établir le calendrier des projets. Collaborer à l’élaboration et à la mise en œuvre de projets, de procédures et de méthodes de travail. Formuler des changements de procédure en vue d'accroître l'efficacité de l'unité, y compris des recommandations quant aux besoins en personnel. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
• Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre des problèmes complexes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes
• Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication. Rédiger des lettres et d’autres documents courts de nature complexe. Formater des documents, en vérifier l’exactitude et en corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports et des notes de service.
  
  Signer certains documents.
• Préparer les budgets ou les propositions de budget. Formuler des recommandations répondant aux problèmes courants. Administrer les comptes de l’unité. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.
• Tenir à jour les dossiers des employés et remplir la documentation relative aux paiements, aux avis, aux nominations, aux promotions, aux congés sabbatiques, aux absences, de même que d’autres formulaires administratifs. Expliquer les procédures à suivre. Veiller au respect des échéances
• Participer aux activités liées aux affaires étudiantes comme l’admission, la préinscription, l’inscription, l’aide financière et les questions relatives aux étudiants étrangers. Assurer le suivi des inscriptions, des changements de cours, des rapports sur les mentions, des prêts, des bourses d’études et des bourses d’excellence. Soumettre les problèmes qui sont hors de son champ de compétences aux personnes-ressources ou aux responsables appropriés.
• Mettre à jour l’agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous, en rappeler les dates au superviseur et organiser le calendrier en fonction des priorités.
• Fournir des renseignements détaillés aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l’appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d’une intervention d’une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.
• Préparer les fichiers, y joindre les documents connexes appropriés et chercher des renseignements, au besoin. Répondre aux demandes dans sa sphère de responsabilité. Noter les mesures à prendre et assurer un suivi.
• Planifier les réunions spéciales, communiquer avec les participants, préparer les…