Technicienne ou Technicien en administration

Quel sera votre impact en tant que Technicienne ou Technicien en administration au sein du Bureau des affaires professorales de l’ÉTS?

Vous contribuez activement à la gestion administrative des affaires professorales en assurant l’application des conventions collectives, la conformité des dossiers et le respect des processus institutionnels liés au personnel enseignant.

En soutien aux départements et en collaboration avec le Service des ressources humaines et le Service des finances, vous coordonnez et assurez les suivis administratifs relatifs aux contrats, aux dossiers du personnel enseignant, à la rémunération, aux avantages sociaux ainsi qu’aux différentes opérations relevant du Bureau des affaires professorales.

Par votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre expertise des systèmes de gestion, vous participez à l’amélioration continue des processus administratifs, contribuez à la qualité des services offerts à la communauté professorale et veillez au bon déroulement des opérations du Bureau.

Au quotidien, vous:

• Assurez la gestion administrative des contrats de chargés de cours et d’auxiliaires d’enseignement de l’École.
• Êtes responsable pour votre secteur d’activités, de l’application de la convention collective des chargés de cours et offrez un support au personnel du DEG.
• Offrez un soutien technique aux départements quant à l’administration et à l’émission des contrats de chargés de cours et d’auxiliaires d’enseignement (Safirh et Défi).
• Faites le lien avec le Service des ressources humaines et le Service des finances dans la gestion des différents congés et autres avantages sociaux des personnes chargées de cours et vous vous assurez de la conformité des contrats en découlant.
• Assurez la création et la bonne tenue des dossiers du personnel enseignant (cv, diplôme, congés, cheminement de carrière, etc.) dans les systèmes informatisés de gestion et effectuez les correspondances qui s’y rapportent.
• Préparez et mettez à jour les données salariales du personnel enseignant (chargés de cours, auxiliaires d’enseignement et corps professoral).
• Effectuez les suivis administratifs relatifs au renouvellement des contrats du corps professoral (professeur enseignant et professeur régulier) notamment en coordonnant les comités d’évaluation, en compilant les résultats, en s’assurant d’obtenir l’approbation des instances, en produisant les correspondances s’y rattachant et en effectuant la mise à jour des dossiers employés.
• Compilez des données relatives à ses activités, effectuez des analyses et fournissez des statistiques annuelles et ponctuelles.
• Faites le lien entre les départements, le Service des finances et le Service des ressources humaines afin d’apporter des améliorations ou des modifications dans les systèmes informatisés de gestion.
• Assurez des suivis administratifs relatifs aux stagiaires postdoctoraux.
• Effectuez, au besoin, les suivis relatifs au traitement des primes du corps professoral.
• Effectuez les suivis budgétaires reliés à vos fonctions.

Scolarité

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.

Expérience

• Minimum de deux années pertinentes notamment dans l’émission et gestion de contrats d’embauche, dans l’administration de convention collective.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :

Habiletés particulières

• Vous démontrez une rigueur administrative constante, en assurant la conformité des dossiers, le respect des normes institutionnelles et des délais critiques, particulièrement dans un environnement encadré par des conventions collectives.
• Vous fixez des objectifs atteignables et cohérents que vous déclinez et priorisez en plans d’action efficaces et en échéanciers réalistes.
• Vous possédez une excellente capacité à saisir la logique d’ensemble des processus administratifs et à coordonner simultanément plusieurs dossiers complexes, tout en gardant une vision stratégique des objectifs du Bureau.
• Vous accordez une grande importance à la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive et de répondre…