Management Assistant Directie

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van ontzorgen en regelen?

Vind jij het leuk om een drukke agenda soepel te laten verlopen en ervoor te zorgen dat vergaderingen en afspraken tot in de puntjes geregeld zijn? Wil je graag dicht bij de directie werken en tegelijk zelf groeien in je rol? Dan hebben wij de juiste baan voor jou!

Als Management Assistant Directie fungeer je als rechterhand en personal assistant van onze directie. Je zorgt ervoor dat hun werkdag soepel verloopt: van strak agendabeheer tot het voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen en het regelen van interne en externe afspraken. Je houdt overzicht, schakelt snel en weet goed prioriteiten te stellen. Je bent het aanspreekpunt voor collega’s én externe relaties en zorgt dat de juiste informatie altijd op tijd bij de juiste persoon ligt.

• Beheren en prioriteren van agenda’s en mailboxen.
• Voorbereiden, plannen en vastleggen van vergaderingen en afspraken; waar nodig regel je de logistiek rondom externe vergadlocaties.
• Bijhouden van actiepunten en zorgen voor opvolging.
• Redigeren en opmaken van presentaties en stukken.
• Eerste aanspreekpunt voor interne collega’s en externe relaties; je fungeert als spin in het web binnen de organisatie.
• Ad hoc ondersteuning bij projecten, events of administratieve taken.

• Hbo werk- en denkniveau, met 3–5 jaar ervaring in een ondersteunende rol (bijvoorbeeld managementassistent, officemanager of PA).
• Je communiceert helder, bent proactief, accuraat, discreet en je krijgt energie om anderen te ontzorgen.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels.
• Je bent handig met digitale tools (Outlook, Teams, MS Office; liefst ook AFAS en Confluence).
• Je hebt een positieve instelling en brengt structuur aan in de hectiek.

• Een afwisselende baan dichtbij de directie, waar je veel kunt leren.
• 25 vakantiedagen en 6 ATV-dagen op basis van 40 uur.
• Goede secundaire voorwaarden: laptop, telefoon en pensioenregeling.
• Reiskostenvergoeding, internet- en thuiswerkvergoeding.
• Korting op onze collectieve zorgverzekering.
• Mogelijkheden om je verder te ontwikkelen via trainingen en opleidingen.
• Hybride werken: 2 dagen in Utrecht, 3 dagen thuis.
• Een open en collegiale werksfeer waar ruimte is voor eigen initiatief.