Planner, Administrative​/Clerical, Office Administrator​/ Coordinator

Als Planner ben jij een belangrijke schakel binnen de serviceorganisatie. Jij zorgt ervoor dat werkzaamheden goed worden ingepland en dat de planning gedurende de dag blijft kloppen. Daarbij houd je rekening met beschikbaarheid van monteurs, reistijd, urgentie, klantafspraken, technische kennis en de capaciteit binnen het team.

Een deel van je werk bestaat uit vooruit plannen. Denk aan bekende servicewerkzaamheden, onderhoudsafspraken en ingeplande klantbezoeken. Maar het grootste deel van je dag draait om bijsturen. Een klant belt met een storing, een monteur loopt uit, een afspraak moet worden verplaatst of er komt een spoedklus tussendoor. Jij beoordeelt de situatie, stelt prioriteiten en zorgt dat iedereen weet waar hij aan toe is.

Daarbij is het belangrijk dat je rustig blijft wanneer meerdere dingen tegelijk spelen. Je schakelt met klanten, monteurs en interne collega’s en maakt steeds de afweging wat het meest logisch en haalbaar is. Soms betekent dat meebewegen, soms betekent dat duidelijk zijn. Jij weet hoe je mensen meeneemt in jouw keuzes en zorgt dat de planning zo goed mogelijk blijft lopen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Plannen en bijsturen van servicewerkzaamheden en monteurs;
• Bewaken van de dagelijkse planning en oplossen van verstoringen;
• Schakelen met klanten, monteurs en interne collega’s;
• Beoordelen van urgentie bij storingen, spoedvragen en wijzigingen;
• Efficiënt indelen van capaciteit, reistijd en beschikbaarheid;
• Rekening houden met de juiste technische kennis per monteur of klus;
• Communiceren van aanpassingen in de planning;
• Snel schakelen wanneer werkzaamheden uitlopen of prioriteiten veranderen;
• Zorgen dat klanten duidelijkheid krijgen over afspraken en voortgang;
• Administratief verwerken van planningsinformatie;
• Continu zoeken naar de beste oplossing voor klant én operatie.

Deze functie past bij iemand die graag in de actie zit. Je vindt het leuk om te puzzelen, te organiseren en snel te schakelen. Je hoeft niet alles vooraf te kunnen voorspellen, maar je moet wel goed kunnen reageren wanneer de situatie verandert. Juist dat maakt deze rol afwisselend en uitdagend.

Voor deze functie zoeken we een planner die overzicht houdt in de hectiek en goed met mensen kan omgaan. Je hebt een mbo-diploma in een technische richting en beschikt over enige technische kennis. Je hoeft inhoudelijk niet alles te weten, maar je begrijpt de basis en kunt snel volgen waar klanten en monteurs het over hebben.

Daarnaast ben je communicatief sterk. Je spreekt dagelijks verschillende mensen: klanten die duidelijkheid willen, monteurs die onderweg zijn en collega’s die afhankelijk zijn van jouw planning. Jij blijft rustig, denkt praktisch en weet op een prettige manier duidelijkheid te geven.

Belangrijk voor deze functie is:

• Je hebt een mbo-diploma richting techniek;
• Je beschikt over enige technische kennis of technische affiniteit;
• Je hebt ervaring in planning, bijvoorbeeld binnen service, techniek, logistiek, transport of operations;
• Je vindt het leuk om te werken in een omgeving waar veel ad-hoc gebeurt;
• Je kunt goed omgaan met hectiek en onverwachte wijzigingen;
• Je schakelt snel en durft beslissingen te nemen;
• Je houdt overzicht wanneer meerdere zaken tegelijk spelen;
• Je kunt goed met mensen omgaan en communiceert makkelijk met verschillende type personen;
• Je denkt praktisch en oplossingsgericht;
• Je bent administratief nauwkeurig;
• Je kunt prioriteiten stellen en blijft rustig onder druk;