Secretaresse | Common Eye

Functie omschrijving Secretaresse | Common Eye | 24 - 32 uur

Een veelzijdige secretariële rol waarin organiseren, samenwerken en ontzorgen samenkomen

Voor Common Eye, een organisatieadviesbureau in Bilthoven, zoeken wij een, parttime, ervaren Secretaresse voor 24 tot 32 uur per week. Een mooie functie voor een organisatorisch sterke professional die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en adviseurs optimaal ondersteunt.

Samen met twee collega-secretaresses ondersteun je de adviseurs en hun opdrachten. Je werkt in een ambitieus en gedreven team waar veel gebeurt, de lijnen kort zijn en geen dag hetzelfde is. Binnen het secretariaat worden werkzaamheden bovendien verdeeld op basis van interesse en talent, waardoor je ruimte krijgt om jouw rol verder uit te bouwen.

Als Secretaresse zorg jij ervoor dat de adviseurs zich volledig kunnen richten op hun klanten en opdrachten. Je denkt vooruit, organiseert en zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van complexe agenda's van de adviseurs;
• Ondersteunen bij verschillende adviesopdrachten;
• Plannen en coördineren van interviews, gesprekken en sessies;
• Redigeren en verzorgen van offertes en andere documenten;
• Plannen, voorbereiden en organiseren van interne en externe bijeenkomsten;
• Verzorgen en bewaken van sessie- en kantoormaterialen;
• Oppakken van algemene en organisatiebrede secretariële werkzaamheden;
• Fungeren als vraagbaak voor praktische en organisatorische zaken op kantoor.

Je werkt nauw samen met je collega's, maar krijgt ook veel eigen verantwoordelijkheid. Je ziet wat er nodig is, pakt zaken zelfstandig op en zorgt ervoor dat adviseurs en opdrachten organisatorisch soepel blijven verlopen.

Deze functie biedt meer dan een vast pakket aan secretariële werkzaamheden. Binnen het team wordt gekeken naar waar jouw talenten en interesses liggen en krijg je de mogelijkheid om werkzaamheden naar je toe te trekken die bij jou passen.

Je ondersteunt bovendien adviseurs die werken aan uiteenlopende samenwerkingsvraagstukken. Hierdoor krijg je te maken met verschillende opdrachtgevers, projecten en bijeenkomsten en blijft je werk afwisselend.

Daarbij kom je terecht in een professionele organisatie waar kwaliteit belangrijk is, maar waar collega's informeel en prettig met elkaar omgaan. En de werkomgeving? Het kantoor ligt midden in het groen in Bilthoven, waardoor een wandeling door het bos tijdens de lunch bijna vanzelfsprekend wordt.

Common Eye is gespecialiseerd in het begeleiden, adviseren en evalueren van samenwerkingen binnen uiteenlopende branches. Daarnaast verzorgen zij trainingen, workshops en lezingen rondom het thema samenwerken. De gespecialiseerde adviseurs worden daarbij ondersteund door een betrokken binnendienst.

Jij bent een ervaren en servicegerichte secretaresse die plezier haalt uit het ontzorgen van anderen. Je houdt van dynamiek, denkt vooruit en weet ook op drukke momenten overzicht en rust te bewaren.

Je bent toegankelijk en communicatief sterk en vindt het vanzelfsprekend om verantwoordelijkheid te nemen. Daarbij wacht je niet af, maar ziet en regelt wat nodig is om collega's en opdrachten optimaal te ondersteunen.

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als secretaresse, managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Ruime ervaring met complex agendabeheer en organisatorische ondersteuning;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede kennis en gebruikersvaardigheden van Microsoft Office;
• Beschikbaarheid parttime voor 24 tot 32 uur per week.

Je werkt gestructureerd en zorgvuldig en bent sterk in plannen en organiseren. Ook wanneer agenda's veranderen of meerdere werkzaamheden tegelijkertijd aandacht vragen, blijf jij rustig en weet je de juiste prioriteiten te stellen.

Je bent proactief en denkt graag een stap vooruit. Je ziet wat adviseurs nodig hebben en pakt werkzaamheden zelfstandig op, zonder daarbij de samenwerking met je collega's uit het oog te verliezen.

Met jouw energie en positieve instelling draag je bovendien bij aan de prettige sfeer binnen het team. Je communiceert gemakkelijk, bent behulpzaam en vindt het leuk om samen tot het beste resultaat te komen.

Jouw ervaring als secretaresse, organisatietalent en vermogen om vooruit te denken komen in deze functie helemaal tot hun recht. Je krijgt volop verantwoordelijkheid én de ruimte om jouw eigen talenten in te zetten en verder te ontwikkelen. Dan pas jij perfect in deze rol.

Werken als Secretaresse bij Common Eye betekent een veelzijdige functie binnen een professioneel en ambitieus organisatieadviesbureau. Je krijgt veel afwisseling, verantwoordelijkheid en de ruimte om werkzaamheden op te pakken die aansluiten bij jouw interesses en…