Adjoint; e administratif(-ve principal; e- FR

Description D'emploi

Relevant de la directrice des opérations mondiales – Amériques, l’adjoint(e) administratif(-ve) principal(e) assure un soutien administratif de haut niveau à une équipe basée à New York, composée de deux à trois membres de la direction ainsi que de professionnel(le) s en investissement. À titre de ressource clé reconnue pour sa fiabilité et sa discrétion, cette personne assume un rôle déterminant dans la gestion d’agendas complexes, l’organisation des déplacements des membres de la direction et la coordination des activités de gouvernance.

Elle agit également comme levier de continuité opérationnelle en assurant une capacité de relève au sein d’une équipe de cinq professionnel(le) s en soutien administratif.

• Offrir un soutien administratif de haut niveau à la direction, incluant deux à trois membres de la direction et la directrice des opérations mondiales – Amériques;
• Gérer des agendas hautement complexes et en constante évolution dans plusieurs fuseaux horaires, en assurer la priorisation et optimiser la séquence des activités;
• Coordonner des rencontres de haut niveau, des comités complexes et des instances de gouvernance impliquant de multiples parties prenantes internes et externes;
• Anticiper et résoudre de manière autonome les conflits d’horaire, en faisant preuve de jugement et de discrétion;
• Assurer la coordination des cycles récurrents des membres de la direction et des comités, veiller à leur bon déroulement et à leur préparation;
• Organiser des déplacements d’affaires complexes, tant nationaux qu’internationaux, incluant des itinéraires multisegments et des ajustements fréquents de dernière minute;
• Assurer une continuité de service lors des absences et des périodes de pointe.

• Faire preuve d’un professionnalisme, d’une discrétion et d’un jugement irrépro chables;
• Démontrer un haut niveau de fiabilité, de ponctualité et de responsabilisation;
• Faire preuve d’un souci du détail rigoureux et assurer une exécution constante de haute qualité;
• Démontrer un fort sens de l’appropriation et du suivi;
• Adopter une approche calme, structurée et orientée vers les solutions, et ce, dans un environnement sous pression;
• Démontrer un esprit d’équipe marqué et une approche collaborative;
• Adopter une attitude proactive, adaptable et orientée vers le service.

• Détenir plus de dix années d’expérience dans un rôle de soutien administratif auprès de la haute direction;
• Démontrer une expertise avancée dans la gestion d’agendas complexes et la coordination de déplacements de haut niveau;
• Maîtriser de façon avancée Microsoft Outlook pour la gestion d’horaires complexes, ainsi que Word, Excel et PowerPoint;
• Posséder une expérience avec Concur ou tout autre outil de gestion des dépenses et des déplacements (un atout);
• Avoir évolué dans un environnement professionnel dynamique, idéalement dans les services financiers et dans un contexte international;
• Démontrer une excellente maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Avoir une connaissance du français (un atout).