Secretarieel en administratief ondersteuner

Secretarieel en administratief ondersteuner

Nijmegen 24 uur Opleidingsniveau:
Mbo Tijdelijk

HAN University of Applied Sciences

Je gaat werken voor De Centres of Expertise (CoE’s) Bestendige Zorg en Krachtige Kernen & Wijken en het zwaartepunt Fair Health waarbij de hoofdtaak agendabeheer en het monitoren van de mailboxen is.

Gezien de interacademiale aard van de CoE’s en het zwaartepunt vindt het werk plaats in een complexe en dynamische omgeving. Dit vraagt om goede afstemming en het interpreteren en oplossen van niet-standaard situaties en vraagstukken, in nauwe samenwerking met de collega’s van processen en producten die in jouw team zitten.

• Agendabeheer CoE managers en leading lector Fair Health: plannen, afstemmen tussen de agenda’s, prioriteren, acties bundelen die met elkaar samenhangen;
• Inplannen van afspraken (incl. reserveren van ruimtes en monitoren deelname) met interne en externe partners voor de twee CoE’s en Fair Health, zoals bijeenkomsten van dagelijks bestuur, kernteams, programmateams, themateams en Raad van Advies, maar ook andere afspraken die complexer zijn om te plannen;
• Monitoren van mailboxen en Teamsomgeving(en) CoE’s en Fair Health en op basis hiervan acties oppakken en uitzetten: helpen ordenen, structureren, prioriteren, vragen aan de juiste mensen doorzetten, vervolgstappen oppakken;
• Ondersteunen bij de praktische uitvoering en organisatie van evenementen en activiteiten. Denk aan uitzetten van uitnodigingen en aanmeldingsformulieren, helpen bij draaiboek en planning, bijhouden van aanmeldingen en daarin tijdig signaleren als hierin acties moeten worden uitgezet, ruimtes en faciliteiten reserveren, ruimtes klaarzetten en gevraagde benodigdheden aanleveren, ontvangst/aanmelddesk beheren;
• Uitvoeren van acties rondom bestellingen in HEB;
• Zorgdragen voor administratieve verwerking van sprekers en betrokkenen (inzet via e-HRM of HAN flex);
• Deelnemen aan en meedenken in het werkoverleg.

Je hebt ervaring op het gebied van plannen en organiseren. Je bent klantgericht, proactief en werkt nauwkeurig. Je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden en neemt graag verantwoordelijkheid voor je werk. Je bent communicatief sterk, servicegericht en weet overzicht te houden. Je kan zowel zelfstandig (je bepaalt bijvoorbeeld waar nodig de juiste aanpak) als in teamverband werken. Je hebt ervaring met systemen als MS office en Teams.

Voor deze functie moet je een Verklaring omtrent Gedrag (VOG) kunnen afgeven.

• een gevarieerde, zelfstandige functie in een professionele, dynamische en informele werkomgeving waar aandacht is voor persoonlijke ontwikkeling;
• in de functie van Specialist administratief en secretarieel B;
• voor de duur van een jaar, een eventuele verlenging is mogelijk;
• een betrekkingsomvang van 0,6 fte;
• een bruto maandsalaris van minimaal € 3.064,08 en maximaal € 4.084,93 (cao-hbo schaal
  7) op basis van een fulltime aanstelling (36 uur);
• 8% vakantietoeslag en een 13e maand (8,3%);
• fijne secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een pensioenverzekering via het ABP, korting bij verschillende zorgverzekeringen en (betaald) ouderschapsverlof;
• een goede werk‑privé balans vinden we erg belangrijk! Daarom bieden we jou per jaar ongeveer 10,5 week vrij op basis van een 40-urige werkweekvariant;
• alle ruimte om te bewegen! Als HAN medewerker krijg je korting bij meer dan 300 sportscholen, verspreid door heel Nederland, of kun je gratis sporten bij de HAN;
• jouw persoonlijke ontwikkeling telt! Werken bij de HAN betekent toegang tot een breed aanbod van trainingen en cursussen! Speciaal hiervoor hebben we een eigen HAN Academy;
• reis je meer dan 10 km naar je werk? OV vergoeden we 100%!