Assistant; e de direction-gestionnaire

Job Title

Vos missions en quelques mots

Mission

Au sein du pôle administratif et financier de la DGD Mobilisation de la société (DGD MS) et dans le respect de ses procédures internes, l'assistant(e) de direction-gestionnaire :

• Appuie les directeurs et leurs adjoints, chefs de pôle et leurs adjoints dans son portefeuille ;
• Assure la gestion administrative et financière des commandes des directions de son portefeuille et garantit le respect des procédures d'achat en place ;
• Prend en charge le suivi administratif de certains dossiers en veillant à la bonne application des procédures ;
• Contribue avec polyvalence au bon fonctionnement administratif de la DGD MS, en relation avec les services de la DGD Ressources (finances, logistique, ressources humaines, systèmes d'information, stratégie d'intervention financière et contrôle de gestion), en veillant à l'application des procédures.

Activités principales

• Appui ponctuel aux directeurs du périmètre ;
• Contribution à l'organisation logistique d'évènements internes ou externes (réunions, séminaires, colloques) ;
• Exécution du budget via ou hors marchés publics, gestion de commandes et paiements de fournitures et de prestations en garantissant le respect des procédures internes et le cas échéant alerte sur le suivi de l'exécution du budget (logiciel : sirepa) ;
• Production des ordres de mission annuels ou ponctuels ;
• Classement et archivage des actes administratifs (devis, commandes, services faits, contrats, ordre de missions, etc.)
• Veille, collecte, classement et diffusion de l'information de référence sur les outils appropriés ;
• Elaboration et déploiement de procédures internes à la direction ;
• Contribution au déploiement des outils numériques du quotidien professionnel auprès des agents (parafeur électronique, visioconférence, plateforme voyagiste, outil de gestion du temps d'activité, outil pour l'établissement des ordres de mission et frais de déplacement, etc.) et le cas échéant, contribution à leur paramétrage pour répondre à l'organisation de la DGD ;
• Accompagnement polyvalent et conseil du personnel de la DGD dans son portefeuille dans toutes les dimensions administrative et logistique (recrutements, accueil à la prise de poste, annuaire, entretiens professionnels, promotions, congés, états de frais,…), si nécessaire en lien avec les services ressources ;
• Représentation de la direction, notamment auprès des services de la DGDR, dans des groupes de travail administratifs (ressources humaines, commande publique, dématérialisation, etc.) ;
• Mise en place ou optimisation et tenue de tableaux de bord (suivi des flux agents, contrats, demandes d'achat…) ;
• Rédaction de documents (courriers, comptes rendus de réunion ou de décision, présentations, …) ;
• Mise à jour des listes de diffusion et des organigrammes ;
• Gestion et archivage du courrier entrant et sortant et suivi des réponses ;
• Gestion des fournitures de bureau pour les agents de la DGD du site ;

Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.

• Secrétaire administratif, SACDD ou équivalent, nous cherchons un profil d'assistant(e) de direction - gestionnaire (h/f) justifiant d'une solide expérience à un poste d'assistant(e) de direction et/ou de gestionnaire.
• Une bonne pratique d'un outil de gestion budgétaire et comptable publique (idéalement SIREPA) est nécessaire.

La personne recherchée doit avoir un goût pour la polyvalence des tâches et les interactions avec de nombreux interlocuteurs et faire preuve d'une grande discrétion professionnelle. Elle doit également faire preuve de dynamisme, d'autonomie et de rigueur et avoir envie de s'intégrer à une équipe qui applique le conseil mutuel et la recherche de solutions opérationnelles et simples au service de sa direction, en s'appuyant sur les outils numériques actuels et facilitateurs du quotidien professionnel.

Compétences et qualités requises

Connaissances :

• Connaissance de l'administration publique et de l'environnement professionnel du secteur public
• Connaissances de la comptabilité publique et les achats publics appréciées

Maîtrise de la langue française

Savoir-faire opérationnel :

• Très bonne pratique d'un outil de…