Administrative Assistant

Administrative Assistant

Soha nem volt még ilyen inspiráló időszak csatlakozni a Vistrához! A Vistránál a növekedés és fejlődés áll működésünk középpontjában. Meggyőződésünk, hogy ügyfeleink képesek valódi hatást gyakorolni a világra, és olyan értéket teremteni, amely hozzájárul a globális fejlődéshez. Küldetésünk, hogy megszüntessük a nemzetközi üzleti működés komplexitásából eredő akadályakat, és támogassuk partnereinket ambiciózus céljaik megvalósításában. Hiszünk abban, hogy a fejlődés alapja az együttműködés és az aktív cselekvés.

Ennek jegyében elkötelezetten építünk egy olyan szervezeti kultúrát, amely lehetőséget biztosít munkatársaink számára a kibontakozásra, a kezdeményezésre és a közös siker elérésére. Jelenleg kivételes lehetőséget kínálunk, hogy Adminisztratív Asszisztens pozícióban csatlakozz csapatunkhoz, határozatlan idejű, részmunkaidős munkaviszony keretében. A budapesti munkavégzés helyszínén lehetőséged nyílasz aktívan hozzájárulni Adminisztrációs Osztályunk működésének fejlesztéséhez és hosszú távú sikeréhez.

Irodavezetői támogatás

Az irodában minden adminisztratív feladat felügyelete és támogatása

Irodai kellékek készletének nyilvántartása és szükség szerinti megrendelése

Folyamát- és irodamenedzsment fejlesztési lehetőségek azonosítása, valamint új rendszerek tervezése és bevezetése

A konyha takarítása naponta egyszer, illetve kérés esetén

Az iroda zavartalan működésének biztosítása

Az új dokumentumok archiválása negyedéves rendszerességgel

Egyéb eseti (ad-hoc) vezetői kérések ellátása

Recepciós feladatok

Telefonok fogadása, vendégek üdvözlése, tea/kávé felszolgálása stb.

Futárküldemények kezelése, nyilvántartása és nyomon követése

A recepció rendben tartása, tárgyalók előkészítése látogatók számára

Irodai beszerzési lista összeállítása (irodaszerek; Tesco rendelés kávéra, teára stb.)

Az iroda teljes területének napi szintű felügyelete (pl. nyomtató és kávégép alap karbantartása stb.)

Bejövő és kimenő dokumentumok

A beérkező dokumentumok szétválogatása:
Vistra, Székhelyszolgáltatás igénybe vevő ügyfelek, könyvelés, bérszámfejtés

Dokumentumok adminisztrációja:
Excelben rögzítés, dátumbélyegzés, szkennelés, iktatás a megfelelő helyre, rendszerezés, továbbítás az érintett ügyfeleknek e-mailben, illetve kollégáknak (mivel a front office kollégák home office-ban dolgoznak)

Minden kimenő dokumentum és ajánlott levél megfelelő helyre történő iktatása

Posta

Beérkezett küldemények előkészítése postázásra

Tértivevények letöltése és megfelelő helyre történő iktatása, kollégák tájékoztatása

Székhelyszolgáltatást igénybe vevő ügyfelek

Az ügyfelek (jelenleg ~80 cég) bejövő és kimenő levelezésének zökkenőmentes kezelése

Új ügyfelek számára meghatalmazások előkészítése, annak biztosítása, hogy átvehessük a beérkező leveleiket

A beérkezett dokumentumok napi szintű továbbítása az ügyfelek részére

Az ügyfelek kapcsolati listájának frissítése, címzettek bővítése ügyféligény esetén

Profil

Nyugodt személyiség

Jó kommunikációs készség

Ügyfélorientált hozzáállás

Jó szociális készségek

Gyors gondolkodás és problémamegoldó képesség

Gyors reakciókészség

Logikus gondolkodás

Pontosság

Rugalmaság

Elérhetőség

Legalább 7/10 szintű angol nyelvtudás szóban és írásban

Magabiztos MS Office ismeretek

Legalább 2 év recepciós tapasztalat irodai környezetben

Jogosítvány és aktív vezetési tapasztalat

Részmunkaidős (50%-os) pozíció