Réceptionnist; e​/Receptionist

Keywords Studios Montréal est à la recherche d' un(e) réceptionniste pour rejoindre notre équipe des installations.

En tant que membre du service des installations, le ou la réceptionniste doit effectuer une multitude de tâches administratives et de bureau liées aux opérations de la réception, à assister le gestionnaire du lieu de travail (Workplace Manager) dans les tâches de gestion du bureau, au besoin, et à jouer un rôle crucial pour donner une bonne première impression de l'entreprise.

Tâches quotidiennes:

• Assurer un service à la clientèle proactif et le traitement rapide de toutes les demandes de soutien envoyées à l'équipe des installations;
• Recevoir et distribuer le courrier aux départements appropriés;
• Répondre et faire suite aux appels téléphoniques ou messages (internes/externes) de manière prompte et professionnelle;
• Coordonner avec le service des TI la communication et la coordination des livraisons d'équipement pour nos employés en télétravail, ainsi que tout envoi national ou international entre nos studios, à partir du bureau de Montréal;
• Gérer l'inventaire pour les besoins du bureau et se charger du réapprovisionnement;
• Accueillir et assister rapidement tous les visiteurs et employés avec une attitude professionnelle, positive et enthousiaste;
• Préparer et modifier régulièrement des documents, y compris la correspondance;
• Assurer la présentation irréprochable de la réception et la disponibilité de toutes les fournitures de bureau nécessaires;
• Soutenir le gestionnaire du lieu de travail dans la gestion de la sécurité du studio en assurant le respect des procédures de sécurité;
• Aider à la préparation des comptes de dépenses de l'équipe des installations;
• Coordonner la réservation des salles de réunion et toute autres tâches en lien avec ces réservations (accueil des invités, demandes de boissons ou nourriture, etc.);
• Assister le gestionnaire des installations dans divers projets ou tâches, au besoin.

Description:
Keywords Studios Montreal is looking for a Receptionist to join our Facilities Team.
As part of Facilities Services, the Receptionist role performs an extensive array of administrative and clerical tasks related to front desk operations, assists the Workplace Manager with management duties of the site as needed and plays a crucial role in the organization of the first Impression.

Daily Tasks:

• Ensure proactive customer service and timely processing of all Facilities Support requests;
• Receive and dispatch incoming mail to the appropriate departments;
• Promptly answers and handles all phone calls and messages (external/internal) in a professional manner;
• Coordinate with the IT department to communicate and coordinate equipment deliveries for our work from home employees as well as any national or international shipments between our studios from the Montreal office;
• Restock and manage inventory for facility needs;
• Promptly greet and assist all visitors and employees with a professional, positive, and enthusiastic attitude;
• Regularly prepare and modify documents including correspondence;
• Ensure front desk tidiness and availability of all necessary office stationeries;
• Assist Workplace Manager in the management of studio security by following safety & security procedures;
• Assist in completing expense reports;
• Coordinate meeting room bookings and other tasks related to these booking (guest check-in, F&B requests, etc.);
• Assist Workplace Manager with various projects or tasks as needed.

• Minimum d’un (1) an d'expérience dans le service à la clientèle ou un rôle administratif;
• Études supérieures (post-secondaires) préférables;
• Parfaitement bilingue, français et anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Capacité à hiérarchiser et mener à bien de multiples tâches;
• Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles pour interagir efficacement dans une variété d'environnements, avec des personnes et des besoins variés;
• Bon esprit d'équipe, avenant(e), et capable de démontrer une attitude aussi professionnelle qu'accueillante;
• Solides compétences en administration, en résolution de problèmes et en organisation;
• Capacité à travailler de façon autonome;
• Capacité d'apprentissage de…