Remote Conseiller-ère en contrôle documentaire

Description de l'entreprise

Bienvenue là où l’humain est au cœur de tout.

Bienvenue aux gens qui ont une vision d’avenir inspirante et qui sont à la recherche de défis stimulants. Chez nous, vous aurez d’innombrables occasions d’apprendre et de développer des compétences variées en travaillant sur des projets mobilisateurs.

Nous sommes une firme détenue à 100 % par ses employés et employées et valorisons la fibre collaborative et l’esprit entrepreneurial. Vous aurez la flexibilité de gérer votre travail à votre façon et de façonner votre équilibre entre vie privée et vie professionnelle. ​

Chez CIMA+, nous vous accueillons en vous disant​ « Bienvenue chez vous ! ».

Description du poste

Nous recherchons un
· e conseiller-ère en contrôle documentaire pour se joindre à l’équipe de soutien aux opérations du secteur Énergie et Ressources.

Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion de la documentation technique et administrative liée à des projets d’ingénierie. Vous contribuerez à la mise en place et à l’amélioration des pratiques de gestion documentaire, en étroite collaboration avec les équipes de projet. Vous participerez également à l’évaluation des besoins et à la recherche de solutions dans le cadre de projets d’implantation et de maintenance de systèmes de gestion documentaire, tant internes qu’externes.

Nous offrons un mode de travail hybride flexible vous permettant de travailler de votre domicile et de l’un de nos bureaux au Québec.

Principales responsabilités

• Organiser les processus de réception, transmission, codification, classification et archivage des documents liés aux projets.
• Gérer les transmissions documentaires entre CIMA+, les clients (notamment Hydro-Québec) et les fournisseurs.
• Utiliser et configurer des systèmes et plateformes de gestion documentaire internes et externes.
• Assurer le contrôle des versions, des statuts et des délais de validation des documents.
• Élaborer et implanter des procédures et solutions adaptées aux besoins spécifiques des projets ou des clients.
• Collaborer étroitement avec les équipes pour garantir que la documentation soutient efficacement l’exécution des projets.
• Préparer et tenir à jour les registres de suivi et de contrôle documentaire.
• Former et accompagner les équipes sur les bonnes pratiques et outils de gestion documentaire.
• Veiller à la sécurité, la confidentialité et la conformité des documents selon les normes internes et celles des clients.
• Réaliser des audits périodiques de la gestion documentaire et recommander des améliorations.

Qualifications

• Diplôme collégial ou universitaire en gestion de l'information, sciences de l'information, domaine connexe, ou expérience pertinente équivalente.
• Minimum 3 ans d’expérience en gestion documentaire, idéalement dans des projets d’ingénierie.
• Solides compétences organisationnelles, rigueur et sens du détail.
• Maîtrise des normes et bonnes pratiques en gestion documentaire.
• Excellentes aptitudes à la collaboration et au service client (interne et externe).
• Autonomie, gestion des priorités et capacité à travailler sous pression.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit ; le bilinguisme est une exigence essentielle pour ce poste afin de communiquer efficacement avec un large éventail de parties prenantes, notamment nos clients, nos partenaires et nos équipes intersectorielles à l’échelle nationale

En plus de la compensation financière, CIMA+ offre :

• Des avantages collectifs complets dès le premier jour aux employé-e-s permanent-e-s travaillant au moins 20 heures par semaine.
• Des prestations flexibles de soins de santé et de soins dentaires pour répondre aux besoins de votre famille
• Un programme d’aide aux employé-e-s et aux familles
• Un accès à des services de mieux-être physique, financier, mental, social et environnemental
• Un régime d’épargne-retraite (REER) avec une contribution de l’employeur de 4 %
• Une possibilité annuelle d’acheter des actions en tant qu’entreprise appartenant à des employé-e-s
• Une semaine de travail de 37,5 heures avec la possibilité de faire mettre en banque ou de payer les heures supplémentaires (pour les employé-e-s rémunéré-e-s à l’heure)
• Un horaire de travail flexible dans un mode de…