Assistant; e) de direction

– Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, Culture et Sport

– Dans le rôle d’encadrant(e) fonctionnel(le) :
– Coordonner et animer l’activité du secrétariat de direction
– Accueil téléphonique et physique

Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, culture et sport (D.G.A SCS)

– tri et ventilation des courriers de la D.G.A. SCS via notamment le logiciel de gestion électronique des courriers
– relecture de tous les documents transmis à la signature D.G.A., D.G.S. et Président et suivi des parapheurs
– préparation et suivi de dossiers divers et élaboration des supports de présentation (PowerPoint) pour le DGA
– tenue de l’agenda du DGA.
– tâches de secrétariat du DGA
– filtrage et gestion des communications du D.G.A. .
– participation aux réunions du DGA et rédaction des comptes-rendus

– relecture et enregistrement dans le logiciel Air Délib des rapports présentés à la CP et au Conseil départemental préparé par le
DGA
– vigilance dans la réception et la transmission des informations urgentes, sur les dossiers à préparer dans les services,
– assurer l’interface avec tous les services prescripteurs de travaux de secrétariat (rapports, lettres diverses, …)
– élaborer et formaliser des procédures homogènes
– assurer le partage des informations et faciliter les transmissions descendantes et ascendantes entre les services centraux et
extérieurs à la D.G.A SCS
– assurer le suivi qualité des courriers (délais, présentation, rédaction)
– élaboration de la réponse à l’enquête statistique annuelle de la DREES (données sur les personnels de D.G.A SCS)

Encadrement fonctionnel :
-organiser et répartir les tâches au sein du bureau ( 2 agents de catégorie

C)
-superviser et coordonner les missions de secrétariat de direction

Autres activités du poste:

– suppléances possibles lors de congés de l’assistante et secrétaires de direction (DGS, D.G.A. SCS)
– accueil du public
– classement et archivage
– gestion fournitures (commande agendas, etc…)
– demandes de véhicules pour le DGA

Niveau requis :
Bac+3

Expérience et/ou connaissance du monde des collectivités

Qualité rédactionnelle

Maîtrise des outils bureautiques

Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification et suivi

Rigueur et fiabilité

Loyauté

Discrétion

Disponibilité

Sens de l’accueil

B3 - Fonctions relevant de la catégorie B avec encadrement fonctionnel au sein d'un même service

Modalités de recrutement

poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique et aux agents contractuels (CDD de 3 ans renouvelable, transfert de CDI de droit public)

Télétravail possible ?

Située à l’ouest de la région Bourgogne-Franche-Comté, à proximité de Paris (2h en train ou en voiture), de Lyon (2h30 en train ou en voiture), ou de Clermont-Ferrand (1h30 en train ou 2h en voiture).

La Nièvre possède une grande richesse environnementale avec ses 3 bassins:

• La Loire
  , à l’ouest, jalonnée par les villes d’Art et d’Histoire de La Charité-sur-Loire et de Nevers, par le vignoble de Pouilly-sur-Loire, ou par le circuit de Magny-Cours,
• Le Canal du Nivernais
  , au centre, 2 ème canal le plus fréquenté en matière de plaisance après le canal du Midi,
• Le Morvan
  , à l’est, 1 er massif de moyenne montagne depuis Paris, et son mythique Lac des Settons.

La Nièvre est également un département très animé culturellement avec beaucoup de festivals, d’évènements et d’expositions, mais aussi très sportif, comptant le plus d’associations et de licenciés de la région Bourgogne (ex : Uson Rugby en Pro D2, US Basket La Charité-sur-Loire en N1…). Enfin, elle offre un cadre de vie agréable au quotidien et un accès aux logements très attractif.