Medewerker Secretariaat & Projectadministratie

Word jij blij van organiseren, overzicht houden en het ondersteunen van het bestuur? Werk je graag in een betekenisvolle, maatschappelijke en educatieve omgeving? En voel jij je thuis in een rol waarin je schakelt tussen administratie, organisatie én bestuurlijke ondersteuning?

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de directeur‑bestuurder en zorg je voor structuur, overzicht en een efficiënte planning. Je beheert de agenda, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat de directeur‑bestuurder goed voorbereid en met de juiste stukken en context aan afspraken deelneemt.

Je ondersteunt de bestuurlijke processen binnen de organisatie. Je bereidt vergaderingen van onder andere de Raad van Toezicht en de OR-Directie voor: stelt agenda’s op, verzamelt en controleert stukken en zorgt voor een zorgvuldige verslaglegging. Je bewaakt de voortgang van actiepunten en zorgt voor een goede opvolging.

Je biedt administratieve ondersteuning bij projecten en activiteiten. Je verwerkt en beheert gegevens, bewaakt planningen en ondersteunt collega’s bij de voortgang en organisatie van projecten. Ook organiseer je bijeenkomsten, zoals medewerkersbijeenkomsten of werkbezoeken; je coördineert alles: van planning, programma tot catering. Je schakelt met collega’s uit de organisatie en externe partners en zorgt dat alles soepel verloopt. In de toekomst begeleid je mogelijk een stagiaire secretariaat in het dagelijks werk en draagt bij aan diens ontwikkeling.

Verder ondersteun je in de dagelijkse secretariële en administratieve processen van de afdeling Bedrijfsvoering, zoals:

• Vrijwilligersadministratie in AFAS, inclusief mutaties en VOG‑aanvragen;
• Contractregister onderhoud;
• Wervingsproces van medewerkers via Homerun en voortgangsbewaking;
• Praktische zaken, zoals kantoorbestellingen en facilitaire ondersteuning;
• Aanspreekpunt voor interne vragen en inkomende telefoontjes;
• Verantwoordelijk voor deadlines, reminders en algemeen overzicht.

Je hebt mbo+/hbo werk‑ en denkniveau en bij voorkeur een relevante opleiding en/of ervaring in een secretariële of ondersteunende rol, bijvoorbeeld als managementassistent of (directie) secretaresse.

Je bent van nature sterk in plannen en organiseren, houdt moeiteloos overzicht in een dynamische omgeving, werkt zelfstandig, denkt vooruit en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en niveaus.

Daarbij:

• Ben je discreet en zorgvuldig, zeker in een bestuurlijke context;
• Communiceer je helder en verbindend;
• Ben je digitaal vaardig en werk je makkelijk met systemen;
• Voel je je verantwoordelijk voor kwaliteit en voortgang;
• Ben bereid om af en toe buiten kantoortijden te werken, bijvoorbeeld tijdens vergaderingen van de Raad van Toezicht of andere bijeenkomsten.

Je herkent je in onze kernwaarden: verbindend, creatief en zelfverzekerd.

• Bruto maandsalaris: tussen € 2.526 en €3.394 per maand (o.b.v. 36 uur) schaal 6 conform CAO, inschaling afhankelijk van ervaring en expertise;
• Locatie:
  Oosterhout, gebouw de Bussel;
• Aantal uur: 24 uur per week;
• Vakantieverlof: 180 uur (o.b.v. fulltime);
• Pensioen via het POB (Pensioenfonds Openbare Bibliotheken);
• Mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling;
• Mogelijkheid tot hybride werken.