Personal Assistant

Profiel Personal Assistant

Als personal assistant ben je de rechterhand van de algemeen directeur en ondersteun je daarnaast het managementteam waar dat nodig is, bijvoorbeeld bij agendabeheer of het bijhouden van een mailbox. Je beheert de agenda's, bewaakt prioriteiten en zorgt dat afspraken elkaar niet in de weg zitten. Zie je knelpunten in de planning aankomen, dan kom je zelf met een voorstel.

Vergaderingen vormen een belangrijk deel van je werk. Je bereidt ze voor, bent er met regelmaat bij aanwezig en legt vast wat er besproken is. In de meeste overleggen, zoals het managementoverleg en de afdelings- en projectoverleggen, gaat het om een heldere actiepuntenlijst en om de opvolging daarvan een vergadering later. Alleen bij vergaderingen van de raad van commissarissen, het bestuur en de medezeggenschap wordt een volledig verslag verwacht.

Dat komt slechts enkele keren per jaar voor. Wat vooral telt, is dat je begrijpt waar het over gaat, zodat je vastlegt wat er werkelijk bedoeld wordt.

De organisatie zet stevig in op digitalisering en op het gebruik van AI, en dat geldt ook voor jouw werk. Er is een AI-reglement en er zijn goedgekeurde tools, en binnen die kaders krijg je de vrijheid om je werk slimmer in te richten. Bij de verslaglegging en de actielijsten moet die stap nog gezet worden, dus juist daar kun je laten zien wat er mogelijk is.

Verder beheer je de in- en uitgaande correspondentie, stel je memo's en presentaties op en ben je aanspreekpunt voor interne en externe relaties. Je organiseert reizen en bijeenkomsten, ontvangt gasten en houdt daarbij de kosten scherp in de gaten. Reserveringen kloppen tot in het detail, want daar rekent de directie op. Bij uiteenlopende projecten, bijvoorbeeld op facilitair vlak, pak je deeltaken op en werk je die zelfstandig uit.

Je ondersteunt daarbij, de eindverantwoordelijkheid blijft bij de betreffende collega liggen.

Hbo werk- en denkniveau, verkregen door opleiding of ervaring.
Ruime ervaring in een ondersteunende rol op directieniveau.
Sterk in notuleren en in het snel doorgronden van onderwerpen die nieuw voor je zijn, want je legt pas goed vast wat je zelf begrijpt.
Nauwkeurig en zorgvuldig, ook wanneer het druk is.
Discreet in de omgang met gevoelige informatie.
Proactief en vooruitdenkend, je ontzorgt de directeur voordat hij erom vraagt.
Nieuwsgierig van aard, ook naar wat technologie en AI voor je kunnen betekenen, en je zoekt zelf uit wat je nog niet weet.
Gericht op samenwerking, je kijkt over de grenzen van je eigen takenpakket heen en vraagt je af wat je voor een ander kunt betekenen.
Open en direct in de omgang, met gevoel voor humor.
Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels, zowel telefonisch als op papier.
Je woont op redelijke reisafstand van de standplaats.

Onze opdrachtgever is een handelsonderneming die technische producten levert aan zakelijke afnemers in binnen- en buitenland en die al tientallen jaren bestaat. Het bedrijf is financieel gezond en groeit nog altijd, maar staat tegelijk aan het begin van een nieuwe fase. Waar de afgelopen jaren vooral in het teken stonden van groei, ligt de nadruk nu op de kwaliteit van de dienstverlening en op de tevredenheid van de afnemers.
Daarvoor is een meerjarenstrategie opgesteld waarin het versterken van de inkoop, het verder digitaliseren en automatiseren van processen en het ontwikkelen van de eigen mensen de belangrijkste onderwerpen zijn.
Je komt te werken op het hoofdkantoor, waar de commerciële en ondersteunende afdelingen bij elkaar zitten.
Van inkoop en IT tot marketing en datamanagement, alle disciplines werken hier onder één dak samen aan de dienstverlening richting klanten. Dat betekent dat je op een dag met veel verschillende mensen te maken hebt, van de directie tot de collega's die dagelijks met klanten en leveranciers schakelen. Voor een personal
assistant maakt dat het werk afwisselend, want je bent het punt waar de lijnen samenkomen. Er lopen ook regelmatig relaties over de vloer, dus gastvrijheid hoort er gewoon bij.
Je werkt direct voor de algemeen directeur, die sinds een aantal jaar…