Adjointe administrative ou adjoint administratif intermédiaire, Bureau du Doyen

Poste et contexte

Motif De L'offre D'emploi Remplacement temporaire d'un poste permanent

Type D’emploi Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires): 12

Famille D’emplois Soutien administratif

Nombre De Postes à Pourvoir 1

Faculté/Service - Département Cabinet du doyen

Campus Pavillon Simard

Affiliation Syndicale PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ) 2026/01/19

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ) 2026/01/30

Heures Par Semaine 35

Classe Salariale SSUO Grade 07

Échelle Salariale 59 038,00 $ - 74 574,00 $

La plus ancienne et l'une des plus grandes facultés de l'Université d'Ottawa. La Faculté des arts a évolué pour devenir l'une des principales facultés du campus. Maintenant plus que jamais, la nouvelle économie a besoin de penseurs, de communicateurs et de créateurs. Vous vous intéressez aux sciences humaines, aux langues et littératures ou aux beaux-arts et arts de la scène ?

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Sous la direction de la Spécialiste intermédiaire, Ressources humaines professorales, fournir un soutien administratif au cadre académique afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. À cette fin, pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs et académiques, coordonner des événements et des projets assignés.

• Service à la clientèle :
  Accueillir, informer et rediriger la clientèle interne et externe au nom du cadre académique. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au cadre académique, en juger la pertinence et l’urgence pour assurer les suivis et impliquer le cadre académique lorsque nécessaire. Agit à titre de personne ressource auprès des étudiants et le personnel enseignant pour les questions procédurales relatives aux dossiers de fraudes scolaires, aux appels de notes et aux échecs de stages.
• Rédaction administrative : Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du cadre académique. Assister aux réunions présidées par le cadre académique pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le cadre académique.
  
  Préparer les demandes devant être soumises au Sénat ou aux hautes instances de l’Université pour approbation et faire les suivis nécessaires pour connaître et communiquer les décisions prises.
• Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du cadre académique, fixer et confirmer les rendez-vous afin d’assurer l’emploi optimal de son temps. Organiser et coordonner la tenue des réunions et des comités qui sont présidés par le cadre académique et toutes autres rencontres ou événements spéciaux qui lui sont demandées afin d’assurer le bon déroulement de ces activités.
  
  À cette fin, faire la réservation des salles de rencontre, tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l’ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises. Pourra être appelé à assister aux réunions en cas d absence du cadre académique.
• Conventions collectives :
  Pourra être appelé à fournir un appui administratif aux activités reliées aux conventions collectives du personnel enseignant tel que les renouvellements de contrats, les demandes de permanences, les promotions et les congés afin d’assurer le respect des divers échéanciers stricts.
• Gestion des dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la…