Adjointe administrative principale, adjoint administratif principal, EMPD

Famille d’emplois

Soutien administratif

Remplacement d'un poste permanent

Employé

N/A

1

Programme d’études médicales postdoctorales

Pavillon Roger-Guindon

PSUO

2026/01/12

2026/01/23

35

SSUO Grade 08

$64,865.00 - $81,935.00

Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Fournir un soutien administratif et sur le plan des communications à l’équipe de direction des Études médicales postdoctorales (EMPD), qui comprend le vice-décanat, la doyenne adjointe et le doyen adjoint, la directrice et les directrices universitaires. Assurer l’efficacité et la fluidité des activités, de la planification, de la mise en œuvre et de la coordination des projets et de diverses initiatives en vue de l’atteinte des objectifs stratégiques et universitaires des EMPD.

Organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer les horaires, planifier des voyages, préparer des documents et rapports, et coordonner des processus administratifs, des événements et des projets. Élaborer des contenus Web et des plans de communication pour transmettre de l’information sur les politiques aux stagiaires et aux partenaires, et garantir le respect des normes établies.

Coordonner l’emploi du temps des responsables des EMPD et optimiser leur horaire en confirmant leurs réunions, y compris les réunions des comités qu’ils président. Tenir à jour les listes des membres et coordonner les invitations aux réunions, les ordres du jour, les procès-verbaux et les documents justificatifs pour le Comité des études médicales postdoctorales. Coordonner la planification et la mise en œuvre des activités des membres de l’équipe dirigeante des EMPD en collaboration avec la directrice des opérations.

Coordonner les activités du vice-décanat des EMPD de manière à gérer efficacement une logistique et des horaires complexes.

Effectuer le suivi de dates, d’événements et d’enjeux opérationnels importants pour la direction des EMPD, ainsi que de la progression des mesures à prendre pour s’assurer que les échéanciers sont respectés. Veiller à ce que de nombreux dossiers difficiles, sensibles et confidentiels soient traités de manière professionnelle. Préparer des documents et des rapports pour la haute direction, notamment divers rapports statistiques exigés par de nombreux organes de gouvernance.

Coordonner la mise sur pied du Comité des études postdoctorales (CEP), nécessaire pour l’agrément. Accueillir, informer et orienter les clients internes et externes. Recevoir le courrier (et en assurer le tri) et les appels téléphoniques destinés aux cadres supérieurs, juger de leur pertinence et de leur niveau d’urgence afin d’assurer un suivi et d’informer de la situation les membres de l’équipe de direction lorsque c’est nécessaire.

Veiller à ce que les tâches soient accomplies de manière optimale en créant et en tenant à jour des procédures, des processus et des outils de travail alignés sur l’objectif stratégique et les priorités du bureau afin de fournir à la direction des EMPD un service de soutien normalisé et de haute qualité.

Rédiger et réviser des documents, des contenus Web, des publications dans les médias sociaux (Facebook, X), des infolettres et des présentations, et en coordonner la traduction au besoin. Concevoir et tenir à…