Agent ou agente intermédiaire, administration des études

Objectif Du Poste

Accueillir et informer les étudiants sur les programmes d'études supérieures, les règlements et les procédures.

Effectuer une variété d'activités académiques et administratives en conformité avec les règlements et les procédures de l'unité académique, de la faculté et de l'université.

Fournir un service courtois et rapide qui promeut une image positive de l'Université d'Ottawa auprès des clients internes et externes, contribuant ainsi à l'expérience universitaire.

Ce poste peut être affecté à différentes unités pour aider à combler des vacances temporaires.

• Services de réception :
  Fournir des services de première ligne aux étudiants, aux professeurs et aux parties externes. Identifier les besoins des étudiants afin d'informer les futurs étudiants sur les programmes d'études et les divers processus et services de l'université. Informer les étudiants et les professeurs sur les procédures et réglementations académiques et administratives. Responsable de la boîte aux lettres électronique générique et du compte Talisma de l'unité.
• Progression académique :
  Analyse les dossiers académiques, les demandes de services, les changements de cours et les annulations. Inscrit les étudiants diplômés, si nécessaire. Informer les étudiants sur le processus d'examen complet, le projet de thèse, les mémoires, les thèses et d'autres demandes de service. Vérifie la saisie des notes finales des cours et les approuve, coordonne les évaluations des enseignements et des cours, les réservations spéciales et, si nécessaire, les modifications d'horaire.
• Thèses :
  Informe les étudiants sur les procédures et les règlements relatifs à la soumission de leur thèse pour évaluation. Coordonne le processus d'évaluation et de soutenance pour les étudiants diplômés. Coordonne la création de comptes sponsorisés pour les examinateurs externes, les communications avec le comité de thèse et la réception des rapports d'évaluation de la thèse. Organise la soutenance de la thèse.
• Coordination des examens différés :
  Recevoir et traiter toutes les demandes d'examen différé. Coordonne le processus d'examen différé.
• Opérations RH :
  Participe au processus de recrutement et de dotation en personnel des professeurs réguliers et à temps partiel conformément aux dispositions des conventions collectives de l'APUO et de l'APTPUO. Préparer les affichages, les offres et les contrats pour les professeurs à temps partiel.
• Gestion des assistants d'enseignement et de leurs obligations :
  Participe au processus de recrutement et de dotation en postes d'assistants en préparant les affichages, les offres et les contrats conformément aux dispositions de la convention collective SCFP.
• Ressources financières :
  Préparer les demandes de remboursement, les demandes de paiement des factures et passer les commandes de fournitures.
• Rayonnement de l'unité :
  Apporte son soutien à la préparation d'activités, telles que des conférences et des séminaires, en assurant la logistique nécessaire. Mettre à jour le site web de l'unité en respectant les normes d'accessibilité.

• Connaissance de l'administration normalement acquise dans le cadre d'études post-secondaires ou d'une expérience équivalente.
• Au moins deux (2) années d'expérience confirmée dans une fonction similaire.
• Expérience des services de première ligne aux clients.
• Connaissance de la structure et des règlements de l'université.
• Expérience de l'interprétation, de l'explication et de l'application des règlements et des procédures.
• Expérience de l'analyse de dossiers et de procédures.
• Expérience de l'utilisation de systèmes informatisés : traitement de texte, base de données, tableur, courrier électronique, Internet, gestion de contenu web ainsi que systèmes académiques et financiers.
• Capacité à produire un travail de haute qualité et à respecter des délais serrés.
• Expérience de la rédaction administrative bilingue.
• Expérience du travail sous pression et de l'organisation du travail.
• Solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication.

Français et anglais (parlé et écrit) ; pour être pris en considération pour ce poste, les…