Adjoint(e) au doyen et coordonnateur(trice) des progra

Adjoint(e) au doyen et coordonnateur(trice) des progra

Plein Temps Employé de soutien Ottawa, ON, CA

Titre du poste :

Adjoint(e) au bureau du doyen et coordonnateur(trice) des programmes

Numéro de concours :

Faculté de droit canonique

Supérieur immédiat :

Doyen de la Faculté de droit canonique

Type d’emploi :

Permanant, temps plein (Syndiqué)

Horaire de travail :

35 heures par semaine

Niveau 6 (59 208$ - 74 781$)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

L’adjoint(e) au bureau du doyen et coordonnateur(trice) des programmes est un poste clé qui vise à soutenir le fonctionnement administratif du bureau du doyen et de la Faculté de droit canonique, et à assurer le bon fonctionnement et une coordination efficace des programmes et des cours.

Le ou la titulaire :

• gère toutes les demandes de réunion (reçues et envoyées) figurant à l’ordre du jour du doyen;
• anticipe et engage toutes les procédures liées aux horaires dans les contrats des professeurs (demandes de promotion, de congé sabbatique, etc.);
• C ollabore avec le doyen sur des projets spéciaux;
• fixe le calendrier des réunions du conseil de faculté; organise, coordonne et prépare la documentation pertinente pour les réunions et rédige les procès-verbaux;
• planifie et organise les réunions des différents comités de la faculté : comité exécutif, conseil de faculté, comité de sélection (professeurs à temps plein et personnel administratif) et comités ad hoc; s’assure que la documentation nécessaire pour toutes les réunions est exacte et mise à la disposition des membres des comités;
• prépare les candidatures pertinentes pour le Bureau des gouverneurs et le comité exécutif, et les soumet au doyen;
• administre les programmes d’assistant d’enseignement et de travail-études afin de répondre aux besoins de la faculté;
• traduit de courts documents et des communications en anglais ou en français;
• représente la faculté au sein de certains comités;
• en collaboration avec le doyen, met à jour les manuels de la faculté, notamment le manuel de l'étudiant et le manuel du professeur.

• élabore, en collaboration avec le doyen, le budget annuel de la faculté, y compris ses deux centres affiliés ;
• traite les factures, en veillant à ce que les paiements soient effectués conformément aux procédures internes établies par le bureau du doyen ;
• assure un suivi rigoureux des dépenses afin de garantir le respect du budget approuvé ;
• agit comme personne-ressource en matière d’administration et de finances pour le doyen, les professeurs et le personnel ;
• anticipe les besoins de la faculté et effectue les achats nécessaires;

Le ou la titulaire :

• prépare les contrats des professeurs à temps partiel et assure la préparation des contrats des professeurs conformément aux règlements de l’université;
• prépare les contrats des assistants d’enseignement et assure le suivi avec le service des ressources humaines;
• coordonne la rédaction des contrats spéciaux avec le service des ressources humaines;
• veille à l’affichage des postes de professeurs et de personnel administratif en collaboration avec le Service des ressources humaines et assure le suivi nécessaire;
• crée et tient à jour les dossiers des professeurs et des professeurs à temps partiel, en toute confidentialité;
• crée et tient à jour un dossier d’évaluation de cours pour chaque professeur et pour chaque professeur à temps partiel;
• a ssure la logistique des entretiens d’embauche des professeurs : réception des candidatures et envoi des…