Adjoint; e) administratif; ve

Votre impact au sein de l’équipe

Sous la supervision de la direction générale, l’adjoint
· e administratif
· ve assure un soutien administratif, organisationnel et opérationnel essentiel au bon fonctionnement de la clinique. La personne titulaire du poste coordonne diverses activités administratives, soutient la direction générale et les instances de gouvernance, contribue aux processus administratifs liés aux ressources humaines et aux finances, et agit comme personne-ressource auprès des fournisseurs, partenaires et membres de l’équipe. Par son professionnalisme, sa rigueur et son sens de l’organisation, elle contribue à l’efficacité des opérations et au développement d’une organisation collaborative et centrée sur les besoins de la communauté.

• Gérer l’agenda, la correspondance et les suivis administratifs de la direction générale.

• Préparer, rédiger et mettre en forme divers documents, rapports, présentations et communications.
• Assurer le suivi des échéanciers, dossiers et actions découlant des rencontres.

• Maintenir des systèmes efficaces de classement et de gestion documentaire.

• Coordonner la préparation et l’organisation des réunions du conseil d’administration et de ses comités.

• Préparer les convocations, ordres du jour et documents de réunion.
• Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions et actions.

• Maintenir à jour les registres et la documentation de gouvernance.

• Coordonner les activités administratives quotidiennes et assurer le bon déroulement des opérations.

• Mettre à jour et améliorer les outils, procédures et systèmes de suivi administratifs.
• Organiser les réunions, formations et événements de l’organisation.

• Assurer le suivi administratif des contrats, ententes, fournisseurs et échéanciers organisationnels.

• Participer aux processus administratifs liés au recrutement, à l’embauche et à l’accueil des nouveaux employés.

• Maintenir les dossiers administratifs des employés de manière sécuritaire et confidentielle.
• Assurer le suivi administratif des congés, formations et documents requis.
• Coordonner le traitement administratif des factures, remboursements et autres documents financiers.

• Soutenir la préparation de rapports et de suivis administratifs et financiers.

• Agir comme point de contact administratif auprès des partenaires, fournisseurs et collaborateurs.

• Coordonner certaines communications internes et externes.
• Maintenir à jour les répertoires, listes de contacts et documents de référence.

• Représenter l’organisation avec professionnalisme, courtoisie et discrétion.

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration, bureautique ou domaine connexe;
• Posséder un minimum de deux (2) années d'expérience dans un poste jugé équivalent;
• Être apte à communique dans les deux langues officielles (français/anglais), à l’oral et à l’écrit, à un niveau intermédiaire;
• Réussir les examens de sélection.

• Expérience auprès d’une direction, d’un conseil d’administration ou dans le secteur de la santé;
• Expérience en soutien administratif RH ou financier.

Dans le présent document, le genre unique est utilisé afin d’alléger le texte et se veut inclusif de toutes et tous. Cette offre d’emploi vise à pourvoir un poste actuellement vacant.

L'Équipe de santé familiale communautaire Montfort de l’Ouest d’Ottawa souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles à poser leur candidature.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de sélection, veuillez nous aviser par courriel au  dès que possible. Nous mettrons en place toutes les mesures requises pour vous permettre d’être évalué de manière juste et équitable.

L’Hôpital Montfort étudie en toute confidentialité les demandes de mesures d’adaptation et se réserve le droit de…