Adjoint; e) administratif; ve) en préconstruction

Prêt
· e à bâtir ta carrière? Nous voulons te rencontrer!

À titre d’adjoint(e) administratif(ve) en préconstruction chez Pomerleau, vous jouerez un rôle clé dans le soutien de projets de construction d’envergure, allant de 1,5 million de dollars à plus d’un milliard de dollars. Vous contribuerez à l’ensemble des activités de préconstruction, assurerez la coordination des appels d’offres et des soumissions, et veillerez au respect des exigences en matière de sécurité, de qualité et d’approvisionnement à l’échelle de la province.

Ce rôle combine l’excellence administrative, la coordination technique et une bonne connaissance de l’industrie de la construction. Il convient parfaitement à une personne qui s’épanouit dans un environnement dynamique, axé sur les échéances, et qui aime soutenir la réalisation de projets complexes, de la conception jusqu’à l’exécution.

• Soutenir l’ensemble du cycle des activités de préconstruction, notamment la coordination des appels d’offres, la préparation des soumissions, le contrôle documentaire et la révision des portées de travaux.
• Participer à la préparation des dossiers d’appel d’offres et des soumissions destinées aux clients en français et en anglais à l’aide de Word, Excel, Bluebeam PDF, Procore, STACK et PowerPoint.
• Veiller à ce que toutes les exigences, formulaires et pièces justificatives des appels d’offres soient complets et conformes.
• Maintenir des répertoires de projets organisés sur les plateformes et lecteurs internes.
• Assurer le suivi des addendas, clarifications et mises à jour afin de garantir une coordination efficace lors des soumissions à échéancier serré.
• Examiner les plans, devis et instructions aux soumissionnaires afin de préparer avec précision les formulaires et livrables requis.
• Soutenir la préparation des présentations clients, cahiers de prix et soumissions techniques.
• Agir comme point de contact principal pour l’équipe de préconstruction en répondant aux questions et en acheminant les demandes aux personnes concernées.
• Effectuer une veille active des nouvelles opportunités sur les portails gouvernementaux d’approvisionnement et les autres plateformes du secteur public.
• Ouvrir, mettre à jour et maintenir la documentation et les données de projets dans diverses plateformes tout au long du cycle de vie des projets.
• Coordonner les demandes de cautionnement et d’assurance avec les équipes internes.
• Gérer les clôtures d’appels d’offres : planifier les réunions, réserver les salles, envoyer les invitations Outlook et s’assurer de la disponibilité des signataires.
• Soutenir les autres bureaux régionaux dans la préparation et le dépôt des soumissions lorsque requis.
• Coordonner les interactions avec les sous-traitants, fournisseurs, consultants et organismes publics tout au long de la phase de préconstruction.
• Appuyer les initiatives de développement et de maintien des relations avec les clients et partenaires.
• Organiser les visites de chantier, assurer la participation des intervenants concernés et recueillir toute l’information nécessaire.
• Gérer la préparation, l’organisation, l’archivage et la gestion documentaire avec un souci exceptionnel du détail.
• Coordonner les réunions d’équipe, les formations, les séances Lunch & Learn ainsi que les activités préalables à la clôture et de clôture.
• Soutenir l’intégration administrative et l’accueil des nouveaux employés.
• Maintenir à jour les tableaux de planification hebdomadaires et communiquer les mises à jour aux directeurs, au vice‑président Construction, aux surintendants généraux et aux gestionnaires.
• Effectuer un suivi auprès des membres de l’équipe concernant l’avancement des livrables. Assurer le suivi des principaux livrables de projet, des jalons de tâches, des actions issues des…