Corporate Concierge; Bilingual

Dream est à la recherche d’un administrateur de bureau (bilingue)!

L’équipe Ottawa de Dream cherche actuellement un administateur de bureau pour soutenir le personnel dans ses tâches quotidiennes et assister l’équipe comptable locale.

Les choses bougent chez Dream, et elles évoluent rapidement. Êtes‑vous une personne passionnée, dévouée et soucieuse de fournir un excellent service à la clientèle? Vous aimez travailler avec les gens? Si vous avez répondu oui à toutes ces questions, poursuivez votre lecture. Nous voulons vous connaître.

Au cours des trois années et plus où vous avez occupé une fonction administrative, vous avez démontré que vous n’aviez pas peur d’innover pour trouver la meilleure stratégie à adopter pour obtenir les résultats escomptés. Vous êtes une personne proactive, qui préfère donner l’exemple plutôt que de se tenir à l’écart, vous avez un grand souci du détail et vous travaillez avec rigueur.

Vous analysez la vue d’ensemble lorsqu’il est question de nouvelles initiatives et vous avez pour but d’apporter des améliorations et d’augmenter l’efficience. Vous devez être en mesure de collaborer avec différentes équipes, et vous êtes facile d’approche.

Nous cherchons une personne qui a une soif d’apprendre, qui travaille fort et qui aime s’amuser dans son travail. Autrement dit, nous cherchons quelqu’un qui s’intégrera facilement. Vous aurez la chance de prendre vos responsabilités, de tirer profit de vos solides compétences et d’aider notre équipe à atteindre ses objectifs, dans un environnement de travail stimulant, dynamique et agréable.

Vous trouverez ci‑dessous une liste de certaines des principales responsabilités que vous devrez assumer pour ce poste. Il y en aura d’autres qui s’ajouteront, mais nous pourrons en discuter en personne:

• Accueillir les clients avec professionnalisme, au téléphone et en personne, et répondre à la correspondance.
• Contribuer au fonctionnement et à la gestion du bureau. Il s’agit notamment d’assurer la liaison avec les équipes des technologies, des personnes et de la culture, et des services de bureau, ainsi qu’avec le personnel de nettoyage, les autres services et les collègues de notre bureau de Toronto, selon les besoins.
• Commander des fournitures de bureau, distribuer le courrier et les colis, et gérer les réservations et l’entretien des salles de conférence.
• Superviser la propreté des espaces communs, y compris les salles de réunion et les espaces de cuisine.
• Assister le service comptable dans diverses tâches. Il s’agit notamment de traiter la correspondance relative aux comptes clients, de numériser les chèques pour les déposer et d’effectuer d’autres tâches selon les besoins.
• Recevoir, numériser et organiser les factures pour tous les projets, et les distribuer aux fins d’approbation à différentes équipes de projets.
• Créer des bons de commande et établir de nouveaux comptes fournisseurs ainsi que tenir à jour la feuille de suivi mensuel des bons de commande, selon les besoins.
• Traiter les factures pour les dépenses relatives au bureau dans Coupa, notamment le codage financier et l’affectation à l’unité fonctionnelle appropriée ou au code comptable du grand livre généralapproprié.
• Classer divers formulaires et documents de correspondance pour tous les services.
• Fournir un soutien administratif au bureau selon les besoins.

Les éléments suivants ne sont qu’un aperçu des qualifications que vous devez posséder. Nous pourrons discuter des autres en personne.

• Formation postsecondaire en administration des affaires ou en administration de bureau.
• Au moins trois ans d’expérience dans la gestion des opérations quotidiennes d’un bureau, particulièrement en ce qui concerne le service aux…