Executive Assistant & Office Manager

Location: Palermo

Informazioni sul lavoro Executive Assistant & Office Manager  Guidata dalla passione per lo shipping e la portualità, lAzienda è parte di un gruppo Europeo che gestisce la logistica integrata per gli sviluppatori di energie rinnovabili delleolico onshore ed offshore. Attraverso la gestione di terminal e aree portuali in concessione, integra tutto il ciclo delle operazioni con efficienza e versatilità nel sostenere la crescita del settore delle energie rinnovabili, vitale per raggiungere gli obiettivi di decarbonizzazione e per combattere il cambiamento climatico.
Il lavoro:
Assistente di direzione multifunzionale e responsabile dell ufficio

Siamo alla ricerca di un assistente esecutivo multifunzionale altamente organizzato, proattivo e responsabile dell ufficio per entrare a far parte del nostro gruppo in crescita. In questo ruolo, fornirai un eccezionale supporto amministrativo e operativo al team di gestione, gestirai le operazioni quotidiane dell ufficio e assisterai in alcune attività finanziarie. Sarai un punto di contatto critico, garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente in tutta l organizzazione.
Responsabilità:
Gestisci il calendario del dirigente e pianifica riunioni e appuntamenti.
Prepara gli ordini del giorno delle riunioni, redigi i verbali e segui i punti d azione.
Redigere e correggere la corrispondenza, comprese e-mail, lettere e presentazioni.
Gestisci l organizzazione del viaggio, inclusi voli, alloggi e itinerari.
Supportare il CEO nella gestione della piattaforma organizzativa correlata agli obiettivi dell azienda
Coordinarsi con gli stakeholder interni ed esterni in base alle esigenze.
Gestione dell ufficio:
Supervisiona le operazioni quotidiane dell ufficio per garantire un flusso di lavoro fluido ed efficiente.
Gestire l inventario delle forniture per ufficio e delle attrezzature.
Coordinarsi con i fornitori di servizi.
Mantenere un ambiente di lavoro pulito e professionale.
Assistere nella preparazione, aggiornamento e mantenimento della documentazione aziendale verso le Pubbliche Amministrazioni e concessioni demaniali
Punto di contatto e di organizzazione dei rapporti e documentazione con le compagnie di assicurazione
Mantenimento documentale e gestione dataset certificazioni ISO, Quality, Audit, Compliance & 231, e similari per le verifiche audit periodiche interne ed esterne.
Competenze e qualifiche:
Minimo 3-5 anni di esperienza come assistente esecutivo o ruolo simile.
Laurea in Economia Aziendale e/o Legale, Amministrazione d Ufficio o un campo correlato (preferibile).
Ottima conoscenza della lingua inglese. Altre lingue preferite.
Ottime capacità organizzative, di gestione del tempo e multitasking.
Spiccate capacità di comunicazione scritta e verbale con un alto grado di professionalità.
Conoscenza della suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Conoscenza e gestione di software organizzativi come Alyante Teamsystem
Capacità di mantenere la riservatezza e la discrezione.
Capacità di lavorare in modo indipendente e in team.
Attento ai dettagli con una forte etica del lavoro.
Annuncio rivolto a candidati ambosessi (D.Lgs 198/2006 Codice pari opportunità e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03)

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