Executive Assistant - Core Business Services - in Luzern

Job description

Requisition

At EY, we’re all in to shape your future with confidence.

We’ll help you succeed in a globally connected powerhouse of diverse teams and take your career wherever you want it to go.

Join EY and help to build a better working world.

Die Gelegenheit:
Dein nächstes Abenteuer wartet

Wir suchen Dich als Executive Assistant am Standort mit Luzern mit 60% Arbeitspensum!

• Du unterstützt proaktiv mehrere Partner in diversen administrativen und organisatorischen Belangen
• Du planst und organisierst interne und externe Besprechungen, koordinierst Termine sowie Telefonkonferenzen über mehrere Zeitzonen
• Du kümmerst dich um die Spesenabrechnungen und Zeiterfassung der Partner
• Du unterstützt im Hinblick auf Korrespondenz, Präsentationen, Berichte und ähnliche Dokumente in Zusammenarbeit mit verschiedenen zentralisierten Teams
• Du buchst Geschäftsreisen mit Hilfe unseres eigenen Traveltools oder mit dem Travel Team
• Du unterstützt und koordinierst Aufgaben im Zusammenhang mit Kundenaktivitäten/-events sowie die diversen Teamevents /-meetings
• Du bist – gemeinsam mit deiner Kollegin – mitverantwortlich für die Rezeption sowie für das Gästemanagement und die Lieferanten
• Du bist mitverantwortlich für die gesamte Postlogistik inkl. Bearbeitung des Posteingangs und
  -ausgangs
• Du trägst die Mitverantwortung für die Koordination und Sicherstellung einer funktionstüchtigen Büroinfrastruktur
• Du fungierst als Anlaufstelle für Fragen zum Büro und agierst als Schnittstelle, intern zwischen verschiedenen Abteilungen sowie extern mit Kunden
• In enger Zusammenarbeit und unter Anleitung durch die jeweiligen Projektteams bist du für die formale Finalisierung der Berichterstattung/Arbeitsprodukte mitverantwortlich und bereitest diese zur Unterzeichnung vor
• Du machst die Vertretung, wenn deine Kollegin abwesend ist
• Officetage:
  Mittwoch und Donnerstag sind fixe Präsenztage, der dritte Office-Tag ist flexibel wählbar