Secrétaire institut de formation H​/F

Localisation

Site hospitalier de Poitiers La Miletrie (Poitiers)

Secrétaire institut de formation H/F

Date limite de candidatures : 07 aoû. 2026

Poste proposé :
Secrétaire institut de formation H/F

• Contrat CDD, 3 mois renouvelable, temps plein
• Rattachement :
  Coordination Générale des Instituts de Formation
• Date d’entrée en fonction : à compter du 01 octobre 2026

• Assurer les activités d’accueil et de secrétariat liées à la formation des étudiants
• Assister le directeur adjoint et la responsable de la coordination pédagogique dans leurs missions administratives
• Collaborer et, si besoin, remplacer les secrétaires de l"IRFPS

Activités principales :

• Gestion administrative des dossiers de suivi de scolarité des étudiants
• Constitution et suivi des dossiers de financement (Rémunération Région, Pôle emploi, Transition pro, promotion professionnelle, etc.)
• Elaboration des conventions financières de formation et suivi des dossiers de financement
• Transmission du présentéisme aux organismes financeurs et suivi de l"absentéisme/présentéisme
• Gestion des validations, préparation des documents d’évaluation, convocations et saisie des notes (Forméis)
• Gestion administrative générale et accueil (accueil physique, téléphonique et électronique des étudiants, candidats, intervenants, visiteurs et partenaires)
• Gestion du courrier, des mails et des documents institutionnels ; mise en forme et diffusion
• Archivage physique et numérique selon les règles de confidentialité et de traçabilité
• Maintien et mise à jour du site internet
• Gestion de la scolarité et du parcours étudiant : inscriptions, réinscriptions, attestations, certificats, pièces justificatives, et saisie des données dans Forméïs
• Suivi des absences et des pièces justificatives, suivi administratif des évaluations et des diplomations
• Préparation des éléments pour la certification des étudiants auprès de la DREETS
• Gestion pédagogique et logistique des enseignements et des stages
• Préparer, suivre et classer les conventions de stage et documents réglementaires ; traçabilité des documents
• Coordination des aspects administratifs des stages et suivi des interventions externes
• Participation à la préparation des commissions d’examen et jurys et à la traçabilité des décisions
• Gestion des aspects financiers et administratifs des intervenants
• Participation à la gestion des instances et au suivi administratif de la démarche qualité

• Diplôme et formation : BAC+2 dans le domaine administratif
• Compétences : connaissance du fonctionnement des instituts de formation paramédicale et de l’enseignement supérieur ; connaissance de la formation en ergothérapie et du cadre réglementaire associé
• Notions de gestion de la scolarité, suivi de dossiers étudiants et traçabilité administrative
• Notions relatives aux stages, conventions, jurys, évaluations et certifications
• Confidentialité, secret professionnel et protection des données
• Gestion documentaire et archivage
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels internes (Forméïs, e-Notitia, MySelect, Solstiss, ODESSA, etc.)
• Capacités organisationnelles : planification, rédaction de documents, gestion de tableaux de bord et communication adaptée
• Savoir-être : rigueur, discrétion, esprit d’équipe, autonomie progressive et sens du service

• Rattachement hiérarchique :
  Coordonnateur Général des instituts et écoles ;
  Directeur adjoint de l’institut de formation
• Rattachement fonctionnel :
  Directeur adjoint, Responsable de la coordination pédagogique, secrétaires des instituts, formateurs, bureau des stages, services administratifs du CHU
• Engagement en faveur de la diversité et de l’inclusion
• Offres d’emploi ouvertes aux personnes en situation de handicap (Loi du travail)

• Pour plus d’informations :
  Monsieur GRAND, Directeur, au
• Déposez votre candidature (CV et lettre de motivation) sur le site du CHU de Poitiers, rubrique Le CHU recrute, avant le 02 août 2026
• Contactez : chu
• URL de l’offre :

Site hospitalier de Poitiers La Miletrie, 2 rue de la Miletrie CS 90577, 86021 Poitiers