Asistente administrativa y gestora de casos

Beneficios:

• 401(k)
• Seguro dental
• Seguro médico
• Tiempo libre remunerado

El Asistente Administrativo en el Centro de Bienestar Indígena Sacred Path desempeña un papel crucial proporcionando apoyo administrativo y organizativo para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones de la agencia. Este puesto implica asistir en diversas tareas administrativas, mantener registros, coordinar la comunicación y contribuir al funcionamiento eficiente de los programas y servicios de la agencia. Son responsables de las compras/distribución de tarjetas regalo, de garantizar la entrega puntual de las hojas de horas/facturas, y de hacer el seguimiento de las compras y documentación con tarjeta de crédito.

Apoyan los programas en el cumplimiento de los requisitos de la fuente de financiación (por ejemplo, mantenimiento de bases de datos, preparación de solicitudes/informes, seguimiento de la información requerida, establecimiento de calendarios) y mantienen informados al Gestor del Centro de Recursos y al CEO sobre cualquier problema. El Asistente Administrativo presta asistencia al Responsable del Centro de Recursos, al CEO y a algunos miembros selectos del equipo.

Debe estar en el cargo, salvo que su supervisor o CEO lo indique lo contrario.

La responsabilidad principal de un gestor de casos en el puesto es proporcionar apoyo y asistencia a las personas que reciben servicios en Sacred Path. Los gestores de casos desempeñan un papel crucial ayudando a los clientes a acceder a los recursos y servicios que necesitan para mejorar su bienestar y calidad de vida en general. Los gestores de casos colaboran con otros miembros de equipos de tratamiento multidisciplinares para desarrollar planes que respondan a las necesidades específicas del cliente.

(por ejemplo, salud mental, consumo de sustancias, social, financiera, académica, ocupacional, médica, cultural). El puesto implica proporcionar vínculos, recursos, transporte, defensa y otras formas de apoyo.

• Ayudar en tareas administrativas diarias como la introducción de datos, la preparación de documentos y registro
• Asiste a reuniones y toma notas
• Configurar y mantener calendarios
• Mantener bases de datos y enviar informes para cumplir con los requisitos contractuales
• Registra a tus clientes en Sacred Path e inscríbelos en el Centro de Recursos Familiares
• Apoyar el funcionamiento y la operación del Centro de Guardería
• Gestionar el proceso de compra y distribución de tarjetas regalo, así como otras compras del programa
• Ayudar en la planificación logística y coordinación de eventos, talleres y sesiones de formación de la agencia
• Ayuda con la preparación de alimentos o recogida para eventos, montar y limpiar para talleres o eventos cuando sea necesario
• Ayuda a preparar materiales (por ejemplo, folletos, hojas de registro), monta los espacios y proporciona apoyo in situ durante los eventos
• Mantener la comunicación con el personal interno para facilitar el funcionamiento fluido
• Asiste a actividades de divulgación/talleres/eventos según sea necesario
• Programa reuniones por Zoom
• Ayudar en la coordinación del equipamiento de oficina, el mantenimiento y las reparaciones
• Ayudar en la tramitación de facturas y reembolsos; seguimiento de los gastos y mantenimiento de registros financieros precisos
• Maneja con discreción la información sensible de clientes y personal y mantén una estricta confidencialidad
• Garantizar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y normativas pertinentes de la agencia
• Mantén bien informados al Supervisor/Gerente de Operaciones y al CEO sobre actividades, problemas pendientes y posibles problemas
• Completa las tareas antes de la fecha límite y trabaja con el equipo para alcanzar los objetivos
• Puede ser necesario trabajar ocasionalmente por la tarde o los fines de semana
• Apoyar la coordinación, planificación y compras relacionadas con eventos anuales como powwows, etc.
• Gestión de la oficina in situ: coordinar y abordar cualquier problema relacionado con el lugar (por ejemplo, trabajar con la gestión de la propiedad del edificio), tareas de recepción, inventario de recursos de oficina, ayuda en el…