Assistant; e de direction

Qui es‑tu ?

Prêt(e) à endosser le rôle de véritable couteau suisse de la Direction et à contribuer directement à notre croissance ?

Il est temps aujourd‑hui d’agrandir notre équipe. Et si tu devenais notre collègue ?

Nous recherchons un maillon essentiel : le bras droit de la Direction, celui ou celle qui garde le cap même quand la mer s’agite.

Un/une assistant(e) de direction avec du sang‑froid, un esprit de solution avant tout, et l’envie de prendre les choses en main pour que tout roule, en toute sérénité.

Sage, Puissant, Visionnaire.

• Tu as déjà occupé un poste similaire (ou tu as une expérience administrative solide) ;
• Tu es organisé(e) et rigoureux(se) mais flexible ;
• Tu es ultra à l’aise avec les outils bureautiques (Google Suite, Word, Excel, etc.) ;
• Tu sais gérer plusieurs priorités sans perdre ton calme ;
• Tu adores prendre des initiatives et anticiper les besoins (le fameux "je m’en suis déjà occupé") ;
• Tu communiques avec clarté et diplomatie, à l’écrit comme à l’oral ;
• Tu gardes le sourire même quand les deadlines s’accélèrent ;
• Tu as une bonne compréhension des bases de la comptabilité et tu es à l’aise avec les chiffres ;
• Tu es orienté(e) solutions, proactif(e) et positif(e) ;
• Tu utilises déjà l’intelligence artificielle pour optimiser tes tâches ou tu as la soif d’apprendre ;
• Tu as le sens de la discrétion, certaines informations sont sensibles et doivent être traitées comme telles ;
• Tu es à l’aise avec les ressources humaines, tu peux gérer les demandes des collaborateurs et assurer le suivi de celles‑ci.

• Tu as déjà utilisé des programmes de comptabilité ou de gestion de projet ;
• Tu sais rédiger un compte‑rendu clair en un clin d’œil ;
• Tu es à l’aise avec les outils informatiques et digitaux et notamment l’intelligence artificielle.

Tu seras la pièce maîtresse de notre organisation.

En binôme direct avec la Direction, tu veilleras à ce que chaque rouage de l’agence fonctionne parfaitement, pour que notre organisation tourne comme une horloge — même dans les moments les plus intenses.

Voici ce que tu feras (et que tu feras bien 😉) :

• Être le support direct de la Direction, anticipation des besoins et proposition de solutions ;
• Gérer les agendas, fixer les réunions, organiser les rendez‑vous importants ;
• Gérer les appels, les e‑mails, le courrier, et transmettre les bonnes infos aux bonnes personnes ;
• Faire le suivi administratif général (documents officiels, fournisseurs, etc.) ;
• Suivre les tâches et les échéances administratives ;
• Gérer la comptabilité interne : facturation clients et fournisseurs, encodage et lettrage des paiements, rappels, suivi des échéanciers ;
• Faire le lien avec le service RH externe : suivi des contrats, gestion des salaires et des congés, communication avec le personnel pour les demandes courantes ;
• Participer au suivi transversal des projets de l’agence pour garantir que tout avance dans les temps, dans le bon sens et avec le bon niveau de qualité ;
• Gestion des commandes de matériel et de fournitures de l’agence, gestion des corps de métier si travaux nécessaires dans le bâtiment ;
• Être le point d’ancrage de la vie de bureau : veiller à la bonne organisation, fluidifier la communication interne, entretenir un climat positif et une belle dynamique d’équipe ;
• Préparer les documents internes ou destinés aux clients ;
• Assurer la coordination logistique d’événements, de réunions ou de déplacements ;
• Soutenir la direction dans ses projets : rapports, présentations, dossiers spéciaux ;
• Participer activement à la vie de l’agence et proposer des optimisations concrètes pour améliorer nos méthodes de travail et nos process.