Clerical - Empleado General​/Inventario - Grupo Meses

El Empleado General/Empleador de Almacén asiste en las funciones diarias de la Oficina Principal y trabaja en estrecha colaboración con el personal de la oficina principal y, además, supervisa las tareas del empleado de almacén. Este puesto requiere conocimiento completo de todos los aspectos de la política y los procedimientos de la escuela en lo que respecta a estudiantes, padres, personal y director.

• Descargar envíos, verificar las cantidades contra las facturas o albaranes y reportar discrepancias.
• Colocar los productos de manera ordenada en las áreas de almacenamiento designadas; reabastecer los estantes a medida que se utilizan o se agotan los artículos.
• Monitorear los niveles de inventario, registrar las transacciones de inventario (manualmente o electrónicamente) y notificar al empleado principal sobre los pedidos necesarios.
• Mantener las áreas de almacenamiento ordenadas, libres de polvo y seguras, asegurando un etiquetado adecuado y accesibilidad.
• Preparar y distribuir pedidos semanales de inventario al personal; organizar el inventario al inicio del año para maestros y personal.
• Verificar la recepción de todos los artículos pedidos y liberar las facturas para el pago una vez que las entregas estén completas.
• Teléfono: interno (intercomunicador), walkie‑talkie. Recibir y dirigir las llamadas adecuadamente.
• Correspondencia: recibe y dirige el correo, paquetes; preparar correspondencia y enviarla según corresponda (avisos, quejas e informes). Incluye estatales, locales y federales; uso del edificio, salud y seguridad; incidente/accidente; avisos de escuela/personal/padres; simulacros de incendio e inspecciones; propuestas.
• Mantener un sistema de archivos actualizado: directorio de personal, lista de teléfonos, listados de recuperación de estudiantes, listas de espera, informes semanales, mensuales, trimestrales, anuales y agendas de la Junta Escolar.
• Mantener calendarios/programas de citas/reuniones: edificio, maestros, grupos de padres, visitantes, talleres, etc.
• Saludar y asistir a todos los visitantes de manera positiva.
• Actividad de libro mayor asociada con saldos, hojas de cálculo y aplicación informática de procesamiento de textos.
• Actualizar y distribuir informes presupuestarios.
• Investigar datos para la preparación de requisiciones y redactar requerimientos.
• Mantener archivos de órdenes de compra, copias de recepción, facturas y albaranes.
• Dirigir pagos y enrutarlos para su pago oportuno.
• Asistir al Administrador/Director en la preparación del presupuesto anual.
• Redacción administrativa de borradores con tabulaciones y cálculos.
• Mantener inventario de materiales de oficina, suministros, B5, libros y suministros de salud y atletismo.
• Redactar kilometraje mensual en los formularios correspondientes y gestionar el reembolso de gastos de viaje del personal y vales de taxi.
• Preparar y mantener nóminas semanales, quincenales y horarias para administradores, maestros, empleados y asistentes, incluyendo nómina regular, horas extraordinarias, talleres, cobertura, programa de desayuno y cobertura interna según corresponda.
• Mantener formularios de licencia, de nombre/dirección y solicitudes de vacaciones, certificaciones y renovaciones para el reporte de asistencia y registro de nómina.
• Clasificar y distribuir cheques.
• Escuelas: asistir diariamente, mantener registros y boletines mediante conexión a mainframe o sistema independiente.
• Oficinas: según se requiera/establezca.
• Gestionar carpetas de lectura, educación especial y registros de instrucción en el hogar.
• Administrar diversos formularios E-M-H, E-M-G, E-G, M-H, H-G relacionados con enfermería, trabajo social, visitas de especialistas, transporte, excursiones, inscripción de minorías y mayorías, tarjetas de salud, programaciones, reportes de calificaciones, boletines y tarjetas de seguimiento.
• Coordinación de todas las tarjetas PR, tarjetas de programación, asistencia y programas de incentivo para estudiantes.

En este rol se requiere una gran atención al detalle, capacidad de organización, manejo efectivo del tiempo y habilidades de comunicación tanto en español como en inglés. Se valorará experiencia previa en administración escolar, inventario y manejo de nóminas.